W związku z wprowadzeniem w Polsce od 1 lutego 2026 r. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), intensywnie pracujemy nad aktualizacją instrukcji dotyczących aplikacji eKsięgowość. Już wkrótce pojawi się tutaj odświeżona treść.
Zgodnie z nowymi przepisami, proces zarządzania dokumentami w eKsięgowości ulega istotnym zmianom:
- Prawny oryginał faktury: Oryginałem jest wyłącznie faktura ustrukturyzowana (XML) w repozytorium Ministerstwa Finansów. PDF to jedynie wizualizacja pomocnicza.
- Oficjalna data wystawienia: To moment poprawnego przesłania dokumentu do KSeF, a nie chwila jego zapisania w eKsięgowości.
- Korekty i błędy: W systemie KSeF nie funkcjonują noty korygujące wystawiane przez nabywcę. Każdy błąd na fakturze wymaga wystawienia przez Ciebie faktury korygującej XML.
- Brak anulowania faktur: Dokumentu zarejestrowanego w KSeF nie można usunąć ani anulować. Jeśli faktura została wystawiona błędnie, jedyną metodą jej wycofania jest wystawienie korekty.
- Wysyłka i tryb pracy: Możesz wysyłać faktury ręcznie lub automatycznie. Pamiętaj, że eKsięgowość wymaga stałego dostępu do internetu (brak trybu offline) oraz aktywnego tokena autoryzacyjnego.
Sprawdź, jak zintegrować eKsięgowość z KSeF.
Jeszcze nigdy prowadzenie firmowej księgowości nie było tak proste! Korzystając z pakietu eKsięgowość nie musisz już trzymać stosu segregatorów z dokumentami, a wszelkie formalności możesz załatwić kilkoma kliknięciami — bez księgowej, bez biura, bez wychodzenia z domu. Fakturowanie jeszcze nigdy nie było prostsze!
SPIS TREŚCI
- Wprowadzenie do wystawiania faktur w usłudze eKsięgowość
- Jak wystawić fakturę lub inny dokument w usłudze eKsięgowość?
- Jak wystawić fakturę korygującą w usłudze eKsięgowość?
Wprowadzenie do wystawiania faktur w usłudze eKsięgowość
Transakcje odbywające się pomiędzy przedsiębiorcami muszą być zawsze odpowiednio dokumentowane! Przykładem odpowiedniego dokumentowania są faktury VAT oraz inne, np. faktury zaliczkowe, korygujące, proforma, marża. Fakturę VAT oraz inne dokumenty możesz w prosty sposób wystawić w panelu eKsięgowość.
Rodzaje faktur oraz innych dokumentów, którymi możesz zarządzać przez eKsięgowość:
Rodzaje faktur oraz innych dokumentów, którymi możesz zarządzać przez eKsięgowość:
- VAT — wystawiane przez większość podatników VAT;
- PRO FORMA – dokument niebędący fakturą w rozumieniu ustawy;
- MARŻA — faktury VAT wystawiane przez podatników, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża (np. usługi turystyczne, sprzedaż dzieł sztuki, towarów używanych, antyków);
- ZALICZKOWA – wystawiana w przypadku otrzymania przedpłaty;
Faktura VAT jest dokumentem księgowym i jednocześnie rachunkiem zawierającym szczegółowe dane o transakcji. Faktura typu VAT jest szczególnym rodzajem faktury, ponieważ podlega osobnym przepisom oraz wystawiana jest przez większość podatników VAT.
Jak wystawić fakturę lub inny dokument w usłudze eKsięgowość?
- Zaloguj się do panelu eKsięgowość
- U góry, po lewej stronie okna, wyświetla się czerwony przycisk +Faktura — naciśnij go. Możesz też wybrać z menu Sprzedaż lub kliknąć Faktury.
- Na ekranie zostanie wyświetlony formularz, który służy do wystawiania faktury. W pierwszej kolejności wprowadź dane klienta. Możesz je też wyszukać, jeśli wcześniej dodałeś kontrahenta.
- Nowego klienta dodaj, wpisując numer NIP. System sam pobierze dane.
- Na ekranie, po prawej stronie wyświetla się formularz, w którym wpisz dane „Podstawowe”.
- Numer faktury — wybierz, jaki będzie numer faktury. Najedź kursorem myszki i kliknij, aby zmodyfikować. Numer może też być nadany automatycznie — w tym wypadku nic nie wpisuj.
- Data wystawienia — wybierz datę wystawienia faktury. Kliknij ikonkę kalendarza, aby wybrać datę.
- Data – po rozwinięciu możesz wybrać opcję (data sprzedaży, data dostawy towaru, data wykonania usługi).
- Termin płatności — wybierz termin płatności faktury. Kliknij ikonkę kalendarza, aby wybrać datę.
- Sposób płatności — do wyboru masz przelew lub gotówkę.
- Waluta — wybierz walutę, w jakiej dokonano płatności. Rozwiń dostępne opcje i wybierz.
- Rachunek bankowy — w tym miejscu możesz określić numer konta do spłaty (widoczny na fakturze).
- Język faktury — możesz zmienić język z domyślnie ustawionego polskiego. W tym celu najedź kursorem na język i rozwiń dostępne opcje.
- Obok danych podstawowych możesz kliknąć Procedury podatkowe (podświetlone na czerwono). Wybrane oznaczenia zostaną użyte w pliku JPK V7.
- Po wpisaniu danych zjedź niżej, aby dodać produkty.
W sekcji Towar lub usługa możesz dodać produkty, które będą znajdować się na wystawionej fakturze. Możesz dodać wiele produktów, użyj w tym celu przycisku Dodaj kolejną pozycję. Po wybraniu produktu możesz zmienić wartość dla takich pól jak: ilość, cena netto, stawka VAT.
- Nad listą produktów wyświetla się pasek z możliwością wyboru magazynu, z którego będą ściągane towary oraz skutku magazynowego. Obie funkcje możesz rozwinąć i wybrać z listy dostępnych opcji.
- WYWOŁAJ – do faktury generuje się dokument magazynowy, zmienia się stan magazynowy.
- ODROCZ — do faktury generuje się dokument magazynowy, nie zmienia się stan magazynowy. Pozwala na wystawienie faktury sprzedażowej, nawet jeśli stan magazynowy wynosi 0.
- NIE WYWOŁUJ – nie generuje się dokument magazynowy, nie zmienia się stan magazynowy. Pozwala na wystawienie faktury sprzedażowej, nawet jeśli stan magazynowy wynosi 0.
- W uwagach do faktury możesz wpisać informacje widoczne dla klienta (lub niewidoczne, jeśli odhaczysz tę opcję).
- Po dodaniu wszystkich danych możesz zapisać fakturę. Czerwony przycisk Zapisz fakturę znajduje się na dole i u góry po prawej stronie.
- Twoja faktura została wygenerowana. Możesz ją w tym miejscu zapisać, wydrukować, wysłać mailem do klienta lub edytować.
Dostępne funkcje w rubryce Skutek magazynowy:
Jak wystawić fakturę korygującą w usłudze eKsięgowość?
- W celu wystawienia korekty wybierz z listy fakturę, którą chcesz poprawić.
- Po prawej stronie znajdziesz opcje: Korekta oraz Korekta – dane f.
- Korekta – korekta dotycząca wartości księgowych, mająca wpływ na wysokość podatków oraz stany magazynowe.
- Korekta – dane f. – korekta danych formalnych (np. adresu nabywcy), niemająca wpływu na wysokość podatków oraz stany magazynowe.
- Po wybraniu korekty opisz ją niżej w pasku Przyczyny korekty.
- Możesz wyświetlić swoje korekty, wybierając je z lewej strony menu.
Przerzuć się na księgowość online
Wygodna aplikacja do fakturowania z generatorem plików JPK_VAT.
