Praca zdalna w Kodeksie pracy od 2023 roku. Co zmieniają nowe przepisy?

Ostatnia aktualizacja: 23 października 2023

Praca zdalna od kwietnia 2023 jest uregulowana w Kodeksie pracy. Nowe przepisy nakładają nowe obowiązki na pracodawców, ale również pracownicy muszą przyzwyczaić się do zmian. A tych jest sporo, bo w życie weszła praca zdalna dla rodziców i okazjonalna. Ponadto pracodawca musi wypłacać ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną. Dowiedz się, co wprowadziły nowe przepisy i co się zmieniło.

SPIS TREŚCI

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Według nowych przepisów, od 7 kwietnia 2023 praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo zdalnie. Miejsce jej wykonywania ma być wskazane przez pracownika, ale każdorazowo uzgodnione z pracodawcą; może to być adres zamieszkania pracownika.

Pojęcie pracy zdalnej w Kodeksie pracy jest nowe. Wcześniej pracę można było świadczyć zdalnie:

  • w formie telepracy, która była uregulowana w Kodeksie pracy – wraz ze zmianą Kodeksu pracy znikają dotyczące jej przepisy,
  • na podstawie ustawy covidowej, która umożliwiała pracodawcy wydanie takiego polecenia w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19,
  • w ramach stosowanej przez wielu pracodawców, choć nieuregulowanej praktyki, zgodnie z którą okazjonalnie pracownik mógł pracować z domu – co najczęściej było formą benefitu.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej regulują wszystkie te kwestie.

Nowe przepisy nie precyzują, skąd należy wykonywać pracę zdalną. Miejsce wskazuje pracownik i każdorazowo uzgadnia je z pracodawcą. Oznacza to, że pracownik nie ma pełnej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej. Każdorazowo musi poinformować pracodawcę o tym, skąd będzie pracował, a pracodawca musi wyrazić na to zgodę.

Przed zmianą przepisów telepracę regulował rozdział IIb Kodeksu pracy. Nowelizacja uchyla ten rozdział – zastępują go nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Warunki dotyczące telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie u danego pracodawcy mogły być stosowane maksymalnie przez 6 miesięcy licząc od 7 kwietnia 2023 roku. Oznacza to, że 7 października 2023 r. zakończył się okres przejściowy. Do tego dnia pracodawcy zatrudniający telepracowników musieli zmienić ich umowy na zgodne z przepisami dot. pracy zdalnej.

W starych przepisach dotyczących telepracy, była mowa o wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w pracy poza biurem. Nowe przepisy o pracy zdalnej, wskazują, że może być ona wykonywana w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przepisy nie nakładają obowiązku korzystania z konkretnych narzędzi, ale wdrażając w firmie nowe regulacje, warto sięgnąć po sprawdzone rozwiązania do pracy zdalnej. Dzięki temu praca zespołu będzie płynna i efektywna bez względu na to, skąd będą pracować jego członkowie.

Kiedy można ustalić wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika?

Takich uzgodnień można dokonać zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. W sytuacji, gdy praca zdalna zostanie uzgodniona w trakcie zatrudnienia, przepisy dają obu stronom umowy o pracę prawo do złożenia wiążącego wniosku o powrót do poprzednich warunków pracy i zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej?

Pracodawca może zlecić pracę zdalną w przypadku:

  • stanu nadzwyczajnego,
  • stanu zagrożenia epidemicznego,
  • stanu epidemii

oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym czasowo nie jest możliwe zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu pracy.

Przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne umożliwiające pracę zdalną oraz że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Takie polecenie pracy zdalnej pracodawca może cofnąć w każdym czasie, ale z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Pracodawca powinien też niezwłocznie cofnąć polecenie pracy zdalnej, gdy pracownik zgłosi, że jego warunki lokalowe i techniczne zmieniły się na takie, które uniemożliwiają wykonywanie pracy zdalnej.

Zgodnie z Kodeksem pracy, to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej. Powinien uwzględnić przy tym wymagania ergonomii. By pracownik mógł pracować zdalnie, musi złożyć oświadczenie. Potwierdza w nim bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu, w którym będzie ją wykonywał.

Regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące pracy zdalnej

Zgodnie z Kodeksem pracy, zakład pracy powinien określić zasady pracy zdalnej:

  • w porozumieniu zawartym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub
  • w regulaminie, jeśli nie dojdzie do zawarcia porozumienia albo gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, lub
  • w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem, jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ani nie został wydany regulamin, o których mowa wyżej.

Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej powinny być ustalone przez zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi lub wydanie regulaminu. Jeśli firma nie przyjmie takich dokumentów, wówczas zasady pracy zdalnej ustala się w indywidualnych porozumieniach zawartych z pracownikami.

Dokument powinien określić:

  • jakie grupy pracowników mogą być objęte pracą zdalną (dotyczy tylko porozumienia i regulaminu wewnątrzzakładowego),
  • w jaki sposób będzie ustalana wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną i jak pracodawca będzie pokrywał te koszty,
  • jak pracownik zdalny będzie porozumiewał się z pracodawcą, potwierdzał obecność na stanowisku pracy i w jaki sposób będzie kontrolowane wykonywanie przez niego pracy,
  • zasady kontroli w zakresie BHP, a także przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,
  • zasady dotyczące postępowania z powierzonym pracownikowi sprzętem (instalacja, inwentaryzacja, konserwacja, aktualizacja oprogramowania, serwis)
Bezpieczniejsza praca w internecie i lepsza ochrona prywatności jest możliwa dzięki VPN. Dowiedz się więcej na temat zalet VPN w pracy zdalnej. Jeśli szukasz rozwiązania dla swojej firmy, w naszej ofercie znajdziesz AVG Secure VPN, który jest jednym z najwyżej ocenianych pod względem niezawodności i prywatności narzędzi VPN.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

Przepisy o pracy zdalnej nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu:

  • materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy niezbędnych do pracy lub pokrycia związanych z tym kosztów,
  • pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie dot. pracy zdalnej.

Pracodawca jest też zobowiązany do uwzględnienia wniosku o pracę zdalną pewnych grup pracowników.

Kodeks pracy wskazuje też, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany gorzej od pozostałych pracowników zatrudnionych przy tej samej lub podobnej pracy w takich kwestiach jak warunki zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe, a także nawiązania i rozwiązania stosunku pracy. Przepisy zabraniają też jakiejkolwiek dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania przez niego pracy zdalnej bądź odmowy wykonywania takiej pracy.

Praca zdalna dla rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych

Od 7 kwietnia 2023 praca zdalna dla rodziców jest możliwa po złożeniu wniosku, jeśli spełniają określone warunki. Nowe przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do uwzględnienia wniosków o pracę zdalną:

  • rodziców dzieci do 4. roku życia,
  • rodziców dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (również pełnoletnich),
  • rodziców dzieci posiadających opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (również pełnoletnich),
  • rodziców dzieci posiadających zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (również pełnoletnich).
Pracodawca musi też uwzględnić wniosek o pracę zdalną pracownicy w ciąży.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej pracownikowi rodzicowi?

W wymienionych wyżej przypadkach odmowa pracy zdalnej jest możliwa tylko ze względu na organizację pracy bądź rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Dodatkowo pracodawca musi poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej. Ma na to 7 dni roboczych od dnia, w którym pracownik złożył wniosek o pracę zdalną.

Te same zasady dotyczą też pracowników, którzy sprawują opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Złożenie wniosku o pracę zdalną przez pracowników z tych grup nie może być powodem do wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę.

Dodatkowo Kodeks pracy wskazuje też, że w przypadku tych osób, wniosek pracodawcy o powrót z pracy zdalnej do poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika nie będzie wiążący. Wyjątkiem jest sytuacja, w której organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika uniemożliwiają dalsze wykonywanie pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna – na żądanie?

Nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadziły też pracę zdalną okazjonalną, którą już potocznie nazywa się pracą zdalną na żądanie. Jest ona dostępna na wniosek pracownika (złożony w formie papierowej bądź elektronicznej) w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Okazjonalna praca zdalna może sprawdzić się w szczególnych okolicznościach, które wcześniej nierzadko skutkowały braniem urlopu na żądanie. Dzięki temu rozwiązaniu pracownik będzie mógł wykonywać pracę z domu, kiedy potrzebuje w nim zostać np. z powodu potrzeby doraźnej opieki nad członkiem rodziny.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej na swojej stronie tłumaczy, że wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest niezależny od wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że zarówno pracownicy zatrudnieni na pełny etat, jak i pracownicy zatrudnieni na jego część, mogą w ciągu roku skorzystać z 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej.

Pracownikowi przysługują rocznie 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej niezależnie od tego, u ilu pracodawców jest zatrudniony.

Ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 zobowiązują pracodawcę do pokrycia niektórych kosztów ponoszonych przez pracownika. Przede wszystkim pracodawca musi pokryć:

  • niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, o ile nie zapewnia pracownikowi instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy,
  • koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Dodatkowo pracodawca powinien też pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zawartym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, regulaminie lub zasadach wykonywania pracy zdalnej określonych w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W przypadku, gdy do wykonywania pracy zdalnej niezbędne są materiały i narzędzia pracy, których nie zapewnia pracodawca, strony mogą ustalić zasady ich wykorzystywania, a pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Ryczałt bądź ekwiwalent za pracę zdalną nie są przychodem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Zarówno obowiązek pokrycia wymienionych wyżej kosztów, jak i ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu.

Zgodnie z Kodeksem pracy: Wysokość [ryczałtu] odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Ustawodawca nie podał konkretnych kwot, ale wskazał, że do ustalenia wysokości ekwiwalentu bądź ryczałtu za pracę zdalną należy wziąć pod uwagę:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe,
  • normy zużycia energii elektrycznej,
  • koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca jest zobowiązany wyłącznie do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Nie musi zwracać pracownikom kosztów np. zużycia wody, jeśli nie uwzględni tego w wewnątrzzakładowych aktach regulujących pracę zdalną.

Kontrola pracownika zdalnego

Nowe przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy prawo do przeprowadzania kontroli pracownika zdalnego w zakresie:

  • wykonywania przez niego pracy zdalnej,
  • bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Kontrolę można przeprowadzić w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Nie można naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

W przypadku stwierdzenia uchybień, pracodawca może zobowiązać pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. W tym przypadku pracownik wróci do pracy stacjonarnej w terminie wskazanym przez pracodawcę.

Kiedy nie jest możliwa praca zdalna?

Przepisy dotyczące pracy zdalnej wskazują też prace, jakich nie może ona obejmować. Są to prace:

  • szczególnie niebezpieczne
  • w wyniku, których przekraczane są dopuszczalne normy czynników fizycznych określone dla pomieszczeń mieszkalnych
  • z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy
  • związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin, które wydzielają uciążliwe zapachy
  • powodujące intensywne brudzenie.
Czytaj także:
  • Czy artykuł był pomocny ?
  • Tak   Nie

Powiązane artykuły

jak się zalogować, jak zmienić hasło, jak opłacić, gdzie faktura, przypisanie domeny.
lub
sprawdź kategorie pomocy
i wyświetl 2682 wpisów
500 erros aktualności analiza wydajności anonymus ftp antyvirus android antyvirus online automatyczna odpowiedź background brute force błąd 102 cda android design dodatek dogadamy cie Errors 502 eset security smart eZdrowie game pass ultimate gutenberg hosting internetowy keywords kod sms konto allegro konwersja landing page live gold menu wordpress message microsoft visio online MS Teams o2.pl oprocentowanie optymalizacja cms opłacanie usług parametry bezpieczeństwa porady portfel wirtualny program partnerski promocje game pass przekierowanie na podkatalog replay mail serwer vpn vod voucher wstaw html;