Używasz poczty e-mail regularnie? Pewnie przyzwyczaiłeś się do korzystania z folderów poczty czyli katalogów w których przechowujesz wybrane wiadomości. Foldery pozwalają na porządkowanie poczty, a także przypisywanie im reguł, które automatyzują proces filtrowania i segregacji poczty. To bardzo wygodne rozwiązanie, czy jest jednak najlepsze i zawsze się sprawdza?
- Przeczytaj i dowiedz się więcej jak tworzyć etykiety i filtrować wiadomości e-mail
- Obsługa poczty home.pl w poczcie Gmail – konfiguracja konta zewnętrznego Gmail
Foldery poczty e-mail są świetnym rozwiązaniem jeśli dokładnie wiemy co gdzie chcemy skierować i przechować. Jeśli korzystasz z poczty Gmail być może zauważyłeś już, że nie oferuje ona typowych folderów poczty. Nie ma możliwości przenoszenia wiadomości do poszczególnych folderów. W zamian za to poczta Gmail oferuje tzw. etykiety.
Etykiety Gmail alternatywą dla folderów
Etykiety Gmail umożliwiają oznaczanie wiadomości, a następnie korzystając z menu poczty Gmail szybkie filtrowanie/wyświetlanie wybranych wiadomości. Każda wiadomość może zostać szybko przypisana do jednej lub wielu etykiet. W ten sposób możesz jednym kliknięciem wyświetlić powiązane kategorią wiadomości.
W odróżnieniu od folderów poczty, etykiety są swego rodzaju znacznikami. Wiadomości nadal pozostają widoczne w skrzynce odbiorczej, w głównym katalogu poczty, ale możesz jednym kliknięciem filtrować je tak, jakbyś odwiedzał poszczególne foldery. Niewątpliwą przewagą etykiet nad folderami jest brak problemu z synchronizacją i filtrowaniem wiadomości, a wadą widoczność wiadomości w skrzynce odbiorczej, w katalogu głównym.
Etykiety czy foldery poczty – które rozwiązanie jest lepsze?
To co jest wadą jednego rozwiązania, może być zaletą innego. Wiadomości oznaczane etykietami Gmail faktycznie są widoczne w głównym katalogu poczty i zawsze w nim pozostaną. Otrzymają dedykowane oznaczenie, aby łatwo odnaleźć je na liście. Dodatkowo będziesz mógł jednym kliknięciem wyświetlić wiadomości przypisane danej etykiecie.
Ten sposób segregowania poczty rozwiązuje m.in. problem z synchronizacją folderów oraz dostępnością wiadomości w poszczególnych katalogach. Jeśli przykładowo przeniesiesz pocztę do niewłaściwego folderu lub folder zostanie usunięty, prawdopodobnie zajmie Ci wiele czasu znalezienie wybranej wiadomości jeśli nie pamiętasz dokładnie jej treści, po której mógłbyś ją wyszukać.
Etykiety nie są folderami, a więc możesz każdą wiadomość oznaczyć na kilka sposób. Działa to też w drugą stronę, jeśli chcesz pozbyć się wiadomości e-mail, po prostu skasuj ją mając pewność że jej kopia nie jest widoczna w innych folderach. A może tak zdarzyć się w tradycyjnej poczcie, bo aby wiadomość była w kilku folderach, musi zostać utworzona jej kopia.
Powielanie wiadomości na potrzeby kilku folderów powoduje także, że wyszukiwanie wiadomości zwróci nam wiele wyników tej samej korespondencji. W przypadku etykiet ten problem nie występuje.
Etykiety Gmail – podsumowanie
Google wprowadziło etykiety dla wiadomości e-mail zmuszając użytkowników do zmiany sposobu myślenia i segregowania poczty. Rozwiązanie to z początku może wzbudzać wątpliwość – lubimy szufladkować wiadomości w poszczególnych folderach. Jest prostsze w obsłudze i daje znacznie większy zakres możliwości, głównie za sprawą wielu etykiet przypisanym jednej wiadomości.
Zastanów się jak często korzystasz z tagów na stronach WWW. Wiesz, że każdy z publikowanych artykułów w Centrum Pomocy zawiera wiele tagów, tj. kluczowych znaczników, tematów powiązanych? Analogicznie działa etykieta, pozwalając użytkownikowi w łatwy sposób zarządzać korespondencją.
Jeśli korzystasz z poczty Gmail w aplikacjach do obsługi poczty, np. Gmail Android lub w systemie Windows powinieneś wiedzieć, że nadal możesz tworzyć foldery, które staną się etykietami. Po prostu dodaj nowy folder w programie pocztowym a ten pojawi się jako etykieta w poczcie Gmail.
