Co to jest autoresponder lub asystent nieobecności?

Poczta wybrana przez tysiące firm

Autoresponder to funkcja działająca w ramach poczty e-mail, umożliwiająca automatyczne wysłanie odpowiedzi na otrzymaną przez Ciebie wiadomość e-mail. Po otrzymaniu e-maila, autoresponder odpowiada nadawcy wysyłając określoną treść przygotowaną wcześniej. Autoresponder wysyła automatyczną wiadomość zaraz po otrzymaniu korespondencji e-mail. Może działać w oparciu o określone reguły, np. w określonym przedziale czasowym.

Mechanizm autorespondera nazywany jest także asystentem nieobecności, gdyż najczęściej używany jest właśnie podczas braku dostępu do poczty e-mail. Posiada szereg zalet, które w dzisiejszych czasach mogą wpłynąć na utrzymanie klienta oraz budowania relacji z innymi użytkownikami.

Asystent nieobecności buduje pozytywne relacje

Ustawiony autoresponder w połączeniu z dobrze przygotowaną wiadomością pozwoli m.in:

  • poinformować nadawców o odebraniu wiadomości lub jej przekazaniu do konkretnej osoby, przedstawić wstępną ofertę lub dostarczyć inne określone treści,
  • przekazać informacje o nieobecności i możliwości braku odpowiedzi w określonym czasie.

Działanie asystenta nieobecności zostało także docenione przez marketing, który po uzyskaniu zainteresowania użytkownika, np. usługami firmy lub chęcią kontaktu, pozwala na szybką prezentację oferty. Autoresponder przesyłając wiadomość e-mail w odpowiedzi na zapytanie klienta, od razu zapewnia mu dostęp do najważniejszych informacji. Tę funkcjonalność możesz osiągnąć także Ty, bez korzystania z dodatkowych narzędzi.

Przykład: Dysponując skrzynkami e-mail o adresach kontakt@, reklamacje@ i oferta@, możesz spersonalizować odpowiedź autorespondera do odpowiednich treści. Odpowiedź będzie więc zawierała informacje o możliwości kontaktu, czasie odpowiedzi, dostępnych formach komunikacji. Odpowiedź z kolejnego adresu wskaże użytkownikowi kroki jakie musi podjąć celem złożenia reklamacji, a zapytanie ofertowe, przyjmie charakter pierwszej próby sprzedaży naszych usług.

Powyższy schemat konfiguracji autorespondera może różnić się w zależności od dostawcy serwera poczty a także programu pocztowego, w którym autoresponder będzie aktywny. Jeśli przykładowo autoresponder zostanie ustawiony w ramach Poczty home.pl, będzie on aktywny w określonym czasie, także podczas gdy Ty nie będziesz korzystał z poczty, nie będziesz miał do niej dostępu. Jeśli skorzystasz z innych narzędzi, jak, np. klient poczty e-mail  na komputerze lub narzędzia do e-mail marketingu, autoresponder może pracować i pełnić funkcję filtra lub całego mechanizmu prowadzenia korespondencji. Analizując przesłane treści, dostosuje odpowiedź i prześle ją nadawcy.

Rozwiązanie opisane wyżej możesz, np. zaobserwować w działaniu formularzy kontaktowych home.pl. Po przesłaniu zgłoszenia/zapytania, pierwszą wiadomością jaką otrzymasz to potwierdzenie dostarczenia zgłoszenia oraz nadania mu numeru sprawy. W kolejnych etapach komunikacji otrzymasz wiadomość zwrotną bezpośrednio ze strony Biura Obsługi Klienta lub Administratorów home.pl, zawierającą treść.

Autoresponder w e-mail marketingu

Autorespondery nie są jedynie narzędziami do informowania o nieobecności, dlatego w sieci możesz spotkać się z zamiennym używaniem pojęć: autoresponder oraz asystent nieobecności.

Autorespondery, w zależności od stopnia ich zaawansowania, pozwalają na tworzenie cykli, tj. planowanej wysyłki wiadomości danego typu w określonym czasie. Wspomagają także zapis do Newslettera, prezentację oferty, reklamę. Stanowią idealne rozwiązanie do przekierowania użytkownika na nowe treści, strony WWW, oferty. W końcu Twoja nieobecność lub przerzucenie pierwszego kontaktu na autoresponder nie muszą oznaczać, że nie możesz podtrzymywać zainteresowania użytkowników.

Mechanizmy autorespondera używane są także w typowym e-mail marketingu. Jako narzędzia realizujące wysyłkę określonych wiadomości e-mail w zależności od akcji klienta. Przykładem mogą być sklepy internetowe, które po sfinalizowaniu zamówienia, przesyłają kolejne automatyczne wiadomości o postępie realizacji zamówienia lub dodatkową ofertę na swoje produkty. Za to także odpowiada autoresponder, tj. system automatycznej odpowiedzi.

Działanie autorespondera w home.pl

Wszechstronność zastosowania tego narzędzia, asystenta nieobecności, oraz mnogość jego rodzajów powoduje, że autoresponder przestał być tylko odpowiedzią na Twój brak dostępu do poczty e-mail.

Zwracamy jednak uwagę, że opisywany w tym artykule oraz prezentowany na stronach Centrum Pomocy autoresponder, to narzędzie będące odpowiednikiem właśnie asystenta nieobecności. Jego kluczową rolą w pracy z pocztą home.pl jest przesyłanie krótkich, automatycznych, wiadomości. Oczywiście możesz wykorzystać jego możliwości w obrębie kilku kont e-mail i dostosowywać treści do potrzeb swoich oraz swojej firmy. Jeśli masz dodatkowe pytania dot. zastosowania autorespondera skorzystaj ze wsparcia Biura Obsługi Klienta lub załóż nową dyskusję na forum.

Autoresponder w Poczcie home.pl umożliwia określenie przedziału czasu, kiedy ma działać. Możesz zdecydować od kiedy do kiedy ma być aktywny, ustawić jego automatyczne wyłączenie w określonym dniu i godzinie lub aktywować go na dowolny okres czasu, do chwili jego ręcznej dezaktywacji. Uzupełnij temat oraz treść wiadomości przesyłanej do nadawców.

Planujesz urlop? Skorzystaj z naszych kalendarzy i aktualnych informacji biznesowych:

Hosting stworzony dla WordPressa

Masz stronę WWW na WordPressie? My też uwielbiamy ten system dla stron internetowych. Dlatego stworzyliśmy hosting specjalnie dla jego użytkowników.


Odbierz 25 zł do wydania na empik.com

Polecaj usługi home.pl i zdobywaj za każde polecenie kupon o wartości 25zł do wydania na empik.com

Zdobądź swój kupon na 25zł Sprawdź jak

  • Czy artykuł był pomocny ?
  • Tak   Nie