Co to jest autoresponder lub asystent nieobecności?

Poczta wybrana przez tysiące firm

Autoresponder to funkcja działająca w ramach poczty e-mail, umożliwiająca automatyczne wysłanie odpowiedzi na otrzymaną przez Ciebie wiadomość e-mail. Po otrzymaniu e-maila, autoresponder odpowiada nadawcy wysyłając określoną treść przygotowaną wcześniej. Autoresponder wysyła automatyczną wiadomość zaraz po otrzymaniu korespondencji e-mail. Może działać w oparciu o określone reguły, np. w określonym przedziale czasowym.

Mechanizm autorespondera nazywany jest także asystentem nieobecności, gdyż najczęściej używany jest właśnie podczas braku dostępu do poczty e-mail. Posiada szereg zalet, które w dzisiejszych czasach mogą wpłynąć na utrzymanie klienta oraz budowania relacji z innymi użytkownikami.

Asystent nieobecności buduje pozytywne relacje

Ustawiony autoresponder w połączeniu z dobrze przygotowaną wiadomością pozwoli m.in:

  • poinformować nadawców o odebraniu wiadomości lub jej przekazaniu do konkretnej osoby, przedstawić wstępną ofertę lub dostarczyć inne określone treści,
  • przekazać informacje o nieobecności i możliwości braku odpowiedzi w określonym czasie.

Działanie asystenta nieobecności zostało także docenione przez marketing, który po uzyskaniu zainteresowania użytkownika, np. usługami firmy lub chęcią kontaktu, pozwala na szybką prezentację oferty. Autoresponder przesyłając wiadomość e-mail w odpowiedzi na zapytanie klienta, od razu zapewnia mu dostęp do najważniejszych informacji. Tę funkcjonalność możesz osiągnąć także Ty, bez korzystania z dodatkowych narzędzi.

Przykład: Dysponując skrzynkami e-mail o adresach kontakt@, reklamacje@ i oferta@, możesz spersonalizować odpowiedź autorespondera do odpowiednich treści. Odpowiedź będzie więc zawierała informacje o możliwości kontaktu, czasie odpowiedzi, dostępnych formach komunikacji. Odpowiedź z kolejnego adresu wskaże użytkownikowi kroki jakie musi podjąć celem złożenia reklamacji, a zapytanie ofertowe, przyjmie charakter pierwszej próby sprzedaży naszych usług.

Powyższy schemat konfiguracji autorespondera może różnić się w zależności od dostawcy serwera poczty a także programu pocztowego, w którym autoresponder będzie aktywny. Jeśli przykładowo autoresponder zostanie ustawiony w ramach Poczty home.pl, będzie on aktywny w określonym czasie, także podczas gdy Ty nie będziesz korzystał z poczty, nie będziesz miał do niej dostępu. Jeśli skorzystasz z innych narzędzi, jak, np. klient poczty e-mail  na komputerze lub narzędzia do e-mail marketingu, autoresponder może pracować i pełnić funkcję filtra lub całego mechanizmu prowadzenia korespondencji. Analizując przesłane treści, dostosuje odpowiedź i prześle ją nadawcy.

Rozwiązanie opisane wyżej możesz, np. zaobserwować w działaniu formularzy kontaktowych home.pl. Po przesłaniu zgłoszenia/zapytania, pierwszą wiadomością jaką otrzymasz to potwierdzenie dostarczenia zgłoszenia oraz nadania mu numeru sprawy. W kolejnych etapach komunikacji otrzymasz wiadomość zwrotną bezpośrednio ze strony Biura Obsługi Klienta lub Administratorów home.pl, zawierającą treść.

Autoresponder w e-mail marketingu

Autorespondery nie są jedynie narzędziami do informowania o nieobecności, dlatego w sieci możesz spotkać się z zamiennym używaniem pojęć: autoresponder oraz asystent nieobecności.

Autorespondery, w zależności od stopnia ich zaawansowania, pozwalają na tworzenie cykli, tj. planowanej wysyłki wiadomości danego typu w określonym czasie. Wspomagają także zapis do Newslettera, prezentację oferty, reklamę. Stanowią idealne rozwiązanie do przekierowania użytkownika na nowe treści, strony WWW, oferty. W końcu Twoja nieobecność lub przerzucenie pierwszego kontaktu na autoresponder nie muszą oznaczać, że nie możesz podtrzymywać zainteresowania użytkowników.

Mechanizmy autorespondera używane są także w typowym e-mail marketingu. Jako narzędzia realizujące wysyłkę określonych wiadomości e-mail w zależności od akcji klienta. Przykładem mogą być sklepy internetowe, które po sfinalizowaniu zamówienia, przesyłają kolejne automatyczne wiadomości o postępie realizacji zamówienia lub dodatkową ofertę na swoje produkty. Za to także odpowiada autoresponder, tj. system automatycznej odpowiedzi.

Działanie autorespondera w home.pl

Wszechstronność zastosowania tego narzędzia, asystenta nieobecności, oraz mnogość jego rodzajów powoduje, że autoresponder przestał być tylko odpowiedzią na Twój brak dostępu do poczty e-mail.

Zwracamy jednak uwagę, że opisywany w tym artykule oraz prezentowany na stronach Centrum Pomocy autoresponder, to narzędzie będące odpowiednikiem właśnie asystenta nieobecności. Jego kluczową rolą w pracy z pocztą home.pl jest przesyłanie krótkich, automatycznych, wiadomości. Oczywiście możesz wykorzystać jego możliwości w obrębie kilku kont e-mail i dostosowywać treści do potrzeb swoich oraz swojej firmy. Jeśli masz dodatkowe pytania dot. zastosowania autorespondera skorzystaj ze wsparcia Biura Obsługi Klienta lub załóż nową dyskusję na forum.

Autoresponder w Poczcie home.pl umożliwia określenie przedziału czasu, kiedy ma działać. Możesz zdecydować od kiedy do kiedy ma być aktywny, ustawić jego automatyczne wyłączenie w określonym dniu i godzinie lub aktywować go na dowolny okres czasu, do chwili jego ręcznej dezaktywacji. Uzupełnij temat oraz treść wiadomości przesyłanej do nadawców.

Planujesz urlop? Skorzystaj z naszych kalendarzy i aktualnych informacji biznesowych:

  • Czy artykuł był pomocny ?
  • Tak   Nie