Przykład nieobecności – co napisać w treści autorespondera?

Poczta wybrana przez tysiące firm

Co to jest i do czego służy autoresponder?

Jeśli wybierasz się na wakacje lub jesteś chory i nie możesz lub nie chcesz odpowiadać na korespondencję e-mail, to skorzystaj z możliwości włączenia automatycznych odpowiedzi (czyli tzw. autorespondera).

Autoresponder może mieć wiele zastosowań. Korzystając z mechanizmu automatycznego wysyłania odpowiedzi, możesz przekazać ich nadawcom wiele ważnych informacji (np. do kiedy jesteś nieobecny lub kto Cię zastępuje podczas nieobecności), a jednocześnie pozwala zapanować nad swoją skrzynką odbiorczą.

Ustawiony autoresponder w połączeniu z dobrze przygotowaną wiadomością pozwoli m.in:

  • poinformować nadawców o odebraniu wiadomości lub jej przekazaniu do konkretnej osoby,
  • przekazać informacje o nieobecności i możliwości braku odpowiedzi w określonym czasie.

Jak stworzyć idealną wiadomość e-mail informującą o nieobecności?

Wiadomość e-mail o nieobecności to automatyczna odpowiedź (uruchamiana za pomocą narzędzia autoresponder), która wysyłana jest do nadawcy wiadomości w formie tekstu zawierającego wybrane przez Ciebie informacje. Automatyczna odpowiedź informująca o nieobecności pozwala poinformować nadawców (Twoje kontakty), np. o konieczności dłuższego oczekiwania na odpowiedź niż zwykle.

Wiadomość o nieobecności powinna zawierać informacje o tym jak długo będziesz niedostępny, kiedy odpowiesz na wiadomość e-mail oraz (opcjonalnie) co stało się z wiadomością (np. czy została przekierowana do innej osoby).

W razie potrzeby wiadomość autorespondera powinna zawierać informacje o powodzie nieobecności. Zwróć uwagę, że na tym etapie nadawca może oczekiwać szansy na kontakt. Powinieneś uwzględnić taką opcję, jeśli Twoja praca może tego wymagać. Dobrym zwyczajem będzie więc wskazanie możliwości kontaktu z Tobą, przy jednoczesnym udowodnieniu, że powinien on nastąpić jako ostateczność, np. z tego powodu, że jesteś na wakacjach.

Wiadomość e-mail informująca o nieobecności powinna więc być dostosowana do kontekstu. Informacja może być czysto formalna, ale może też zawierać elementy osobiste. Tu w zależności od nadawcy, wiadomość zwrotna może być różnie postrzegana. Dlatego wiadomość o nieobecności przede wszystkim nie powinna być spersonalizowana. Jeśli Twój adres e-mail służy do kontaktu z konkretnymi kontaktami, możesz dostosować treść automatycznej odpowiedzi, aby pasowała do konkretnych odbiorców.

WAŻNE! Wiadomość informująca o nieobecności należy do podstaw dobrej komunikacji e-mail. Używanie autorespondera, a tym samym, m.in. wiadomości o nieobecności, pozwoli zapanować nad otrzymaną podczas nieobecności korespondencją. Autoresponder zapewni nadawców  wiadomości, że dłuższy brak odpowiedzi na przesłane do Ciebie wiadomości nie jest Twoim celowym działaniem.

Jak stworzyć idealną wiadomość o nieobecności krok po kroku?

Jakie elementy powinna zawierać idealna wiadomość informująca o nieobecności?

  1. Tytuł wiadomości: tytuł to pierwsza informacja jaką widzi odbiorca wiadomości. Zwykle wystarczające jest napisanie wiadomości w stylu: “Odpowiedź poza biurem”. W ten sposób wszyscy wiedzą, że nie jesteś dostępny natychmiast po otrzymaniu automatycznej odpowiedzi.
  2. Powitanie: rozpocznij wiadomość o nieobecności z powitaniem. Możesz także podziękować im za przychodzącą wiadomość. Możliwe jest także połączenie tych elementów.
    Przykłady:
    Szanowny Panie, Szanowna Pani, …
    Dziękuję za Twoją wiadomość!
    Cześć i dziękuję za wiadomość e-mail!
  3. Osiągalność: w drugim wierszu tekstu powinieneś wpisać najważniejsze informacje: czas, w którym jesteś poza zasięgiem, a także powód twojej nieobecności (opcjonalnie lub bez szczegółów i opisów osobistych). Jeśli będziesz nieobecny przez nieokreślony czas, wystarczy tylko podać powód.Pamiętaj, że dla nadawców wiadomości o wiele cenniejszą informacją jest to kiedy będziesz osiągalny i odczytasz pocztę. Taka informacja pozostawi o wiele lepsze wrażenie niż rozwlekanie informacji o powrocie.
    Przykłady:
    Jestem obecnie poza biurem na wakacjach. Odpowiem na twoją wiadomość, gdy wrócę w poniedziałek, MM / DD / RR, gg: mm.
    Wrócę do biura w poniedziałek, MM / DD / RR, gg: mm.
  4. Brak przesyłania dalej: jeśli wiadomości e-mail nie zostaną przekazane lub nie będą widoczne dla współpracownika, czasami ważne jest udostępnienie tych informacji. W zależności od klienteli przydatne może być podanie przyczyny lub wyrażenie ubolewania.

    Przykłady:

    • Twoja wiadomość nie zostanie automatycznie przekazana.
    • Ze względu na poufność wiadomość nie zostanie przekazana.
    • Proszę zrozumieć, że wiadomość nie może zostać przekazana.
  5. Przekierowanie: jeśli jesteś reprezentowany przez kolegę, możesz skierować swój kontakt na jego adres e-mail i / lub numer telefonu. Żądanie użycia tylko tej opcji w pilnych przypadkach może pomóc w odfiltrowaniu mniej ważnych spraw.

    Przykłady:

    • Zapraszamy do kontaktu z XXX z wszelkimi prośbami: john@example.com.
    • W pilnych przypadkach możesz skontaktować się z moim (nazwa stanowiska/relacji/imię/nazwisko): john@example.com.
    • W nagłych przypadkach zadzwoń pod następujący numer: XXX.
  6. Zakończenie: możesz użyć prostego zakończenia, aby zakończyć wiadomość. Chociaż dość często pomija się je całkowicie.

    Przykład:

    • Dzięki / Dziękuję
      IMIĘ
    • Pozdrawiam / Najlepszego,
      IMIĘ

Czym są spersonalizowane notatki?

Jeśli chcemy, aby nasza wiadomość e-mail nie była zbyt formalna (lub nie musi taka być ze względu na grupę potencjalnych odbiorców, formę prowadzonej korespondencji opartej na relaksie i serdeczności), wtedy wprowadź spersonalizowane notatki. Spersonalizowane notatki to wiadomość zwrotna napisana w określonym stylu. W stylu charakteryzującym się właśnie sposobem codziennej komunikacji z Twoimi kontaktami, stylem związanym z Twoją osobą lub stylem wynikającym także z okoliczności, dla których wiadomość i nieobecności została przygotowana.

Spersonalizowana wiadomość poza biurem: co możesz zrobić?

Jeśli chodzi o styl, możesz sam zdecydować, co odpowiada Twojej firmie. Pamiętaj, że twoi przełożeni mogą otrzymywać te same wiadomości nieobecne, co twoi koledzy, z którymi utrzymujesz bardziej zrelaksowany ton. Rozważ te wskazówki z ostrożnością .

Przykład zależny od sytuacji Szablon treści wiadomości
Przypadkowe formuły

Jestem na wakacjach!

Skontaktuj się ze mną, gdy wrócę do MM / DD / RR.

Wrócę na MM / DD / RR – naładowany i gotowy do pracy!

Użyj specjalnej okazji

Szczęśliwego Nowego Roku!

Wyruszamy na przerwę świąteczną. Wesołych Świąt dla Ciebie i Ciebie!

Humor wśród kolegów

Tak długo, jak nie zostanę zjedzony w dżungli, możesz do mnie dotrzeć ponownie na MM / DD / RR.

Mam nadzieję, że nie wpadnę do wąwozu na mojej wędrówce!

W pilnych przypadkach skontaktuj się z rośliną doniczkową na moim biurku.

Spersonalizowana wiadomość poza biurem: co należy pominąć?

Wiadomości poza biurem są zasadniczo formalną gehenną. Niektóre zwroty mogą jednak przekroczyć granicę. Sprawdź poniżej, których błędów należy zdecydowanie unikać.

Zwroty, których należy unikać Przykłady
Pretensjonalne zwroty

Jestem w końcu na moich ciężko zarobionych wakacjach!

Uciekam z biurka na pustynię.

Wychodzę stąd! Przytrzymaj fort dla mnie!

Postawa „Kogo to obchodzi”

Jestem na wakacjach i nie będę więcej czytać e-maili do MM / DD / RR.

Jestem poza biurem do MM / DD / YY. Nie wysyłaj mi żadnych e-maili.

Nie ma mnie tam! Wrócę na MM / DD / YY.

Nieistotne dodatki

(Zdjęcie niedźwiedzia polarnego do opalania)

(Cytat) „To, co prostą ścieżką nie można osiągnąć przez krzywe sposoby, nigdy nie jest wygrane”. Johann Wolfgang von Goethe

(Emotikony) Podnieś brodę! ;) Pozdrawiam, John: D

Popularne i sprawdzone szablony wiadomości dot. nieobecności

Ogólna formalna odpowiedź poza biurem

Szanowny Panie, Szanowna Pani,

Dziekuje za Twoj email! Obecnie jestem na wakacjach i wrócę do biura na DD/MM/RR.

Ze względu na poufność wiadomość nie zostanie przekazana. W pilnych przypadkach możesz skontaktować się z moim kolegą: john@example.com.

Dziękuję,,
NAME

Formalna odpowiedź poza biurem z poleceniem dla klientów

Dzień dobry,

Dziękuję za Twoją wiadomość. Obecnie jestem na wakacjach i nie mam dostępu do mojego e-maila. Skontaktuj się ze mną, gdy wrócę na MM / DD / RR. Do tego czasu mój kolega COLLEAGUE będzie mnie reprezentował. Możesz skontaktować się z nim za pośrednictwem poczty elektronicznej (colleague@example.com) lub telefonu (XXX-XXXX), a on / ona z przyjemnością Ci pomoże. Dziękuję za zrozumienie.

Pozdrawiam, NAME

Nieformalna odpowiedź poza biurem dla kolegów

Drodzy koledzy,

Jeśli to czytasz, jestem na wakacjach. Bez obaw – wrócę na MM / DD / YY! W międzyczasie COLLEAGUE (colleague@example.com) zgodził się reprezentować mnie. Skontaktuj się z nim w pilnych przypadkach.

Bądź zdrowy, wszyscy! Przyniosę ci coś z Argentyny – obiecuję!

Do zobaczenia wkrótce,
NAME

Nieformalna odpowiedź poza biurem dla klientów

Drogi Kliencie,

Dziękuję za Twoją wiadomość! Obecnie jestem na wakacjach i wrócę w dniu MM / DD / RR. Niestety, w międzyczasie nie będę miał dostępu do mojego e-maila. Nie wahaj się skontaktować z moim kolegą COLLEAGUE (colleague@example.com) w nagłych przypadkach. Twoja poczta nie zostanie automatycznie przekazana. Dziękuję za zrozumienie.

Z niecierpliwością czekam na spotkanie z tobą..

Pozdrawiam, NAME

Ryzyko związane z używaniem wiadomości o nieobecności

Korzystanie z autorespondera, gdy jesteś poza biurem jest częścią zwyczajowej, profesjonalnej komunikacji e-mail. Jednak ważne jest, aby zastanowić się dwukrotnie nad informacjami, które udostępniasz podczas konfigurowania treści wiadomości zwrotnej.

Coraz częściej przestępcy wykorzystują informacje, które udostępniasz na swoją niekorzyść. Jednym z popularnych przykładów jest kontakt z firmą i powoływanie się na Twoje nazwisko, celem przyśpieszenia sprawy lub uzyskania poufnych informacji. Wiele osób korzysta z takiej formy aktywności, argumentując, że miałeś dla nich coś zrobić/przekazać informację/przygotować, itp. jeszcze przed Twoim urlopem.

Kolejnym przykładem są kradzieże i włamania. Chociaż nie chwalimy się publicznie o tym, że wyjeżdżamy, przestępcy mogą skojarzyć nasze firmowe odpowiedzi o nieobecności z adresem zamieszkania.

Ponadto automatyczne wiadomości o nieobecności mają wielką zaletę dla nadawców spamu, wysyłając wiadomości do tysięcy losowo generowanych adresów e-mail, automatyczna odpowiedź autorespondera w tym przypadku działa jak filtr, pozwalając nadawcom wiedzieć, które adresy faktycznie istnieją.

Z pewnością stworzenie dobrej wiadomości e-mail informującej o nieobecności przyniesie nam więcej pożytku niż strat. Warto jednak pamiętać, że Internet to nieograniczone źródło przepływu danych.

Nieobecność? Zyskaj na tym ile się da

Chociaż nieobecność może być związana z faktem, że nie będziesz wykonywał żadnej pracy, a więc być może i realizacja zadań/projektów zostanie opóźniona. To nie oznacza to jednak, że uruchomienie wiadomości o nieobecności nie może na siebie zarobić.

Jednym ze sposobów wykorzystania wiadomości o nieobecności jest przekierowanie Twoich klientów , np. do innej strony. Jeśli Twoja nieobecność jest związana, np. z wydarzeniem branżowym (Twoja firma wystawia się na targach) poinformowanie o tym swoich klientów może być świetną okazją do spotkania się z nimi i zaprezentowania produktu na żywo.

Nie zmieniaj całkowicie treści autorespondera, możesz dodać na końcu informacje o powodzie nieobecności oraz zaprosić nadawcę wiadomości do uczestnictwa w tym samym wydarzeniu, np.:

Uprzejmie informuję, że w dniach XXX przebywam na targach… (…). Jeśli planują Państwo uczestnictwo w targach XXX, zapraszamy do odwiedzenia naszego stanowiska.

Wiadomość o nieobecności dla wielu osób to także szansa, aby przekazać swoim klientom wiele cennych informacji o swojej firmie i produktach, np. nowościach. Pamiętaj o dołączeniu do wiadomości, np. linków do social media.

Hosting stworzony dla WordPressa

Masz stronę WWW na WordPressie? My też uwielbiamy ten system dla stron internetowych. Dlatego stworzyliśmy hosting specjalnie dla jego użytkowników.


  • Czy artykuł był pomocny ?
  • Tak   Nie