Wybierasz się na wakacje lub jesteś chory? Nie możesz lub nie chcesz odpowiadać na korespondencję e-mail? Skorzystaj z możliwości włączenia automatycznych odpowiedzi (czyli tzw. autorespondera). Z poniższego artykułu dowiesz się, co napisać w treści autorespondera oraz jak stworzyć idealną wiadomość informującą o Twojej nieobecności.
SPIS TREŚCI
- Co to jest i do czego służy autoresponder?
- Jak stworzyć idealną wiadomość e-mail informującą o nieobecności?
- Jak stworzyć idealną wiadomość o nieobecności krok po kroku?
- Czym są spersonalizowane notatki?
- Popularne i sprawdzone szablony wiadomości dot. nieobecności
- Jakie jest ryzyko związane z używaniem wiadomości o nieobecności
- Nieobecność? Zyskaj na tym ile się da
Co to jest i do czego służy autoresponder?
Autoresponder może mieć wiele zastosowań. Korzystając z mechanizmu automatycznego wysyłania odpowiedzi, możesz przekazać ich nadawcom wiele ważnych informacji (np. do kiedy jesteś nieobecny lub kto Cię zastępuje podczas nieobecności), a jednocześnie zapanujesz nad swoją skrzynką odbiorczą.
- Przeczytaj więcej: jak włączyć automatyczne odpowiedzi (tzw. autoresponder) w Poczcie home.pl
- poinformować nadawców o odebraniu wiadomości lub jej przekazaniu do konkretnej osoby,
- przekazać informacje o nieobecności i możliwości braku odpowiedzi w określonym czasie.
Jak stworzyć idealną wiadomość e-mail informującą o nieobecności?
Wiadomość e-mail o nieobecności to automatyczna odpowiedź (uruchamiana za pomocą narzędzia autoresponder), która wysyłana jest do nadawcy wiadomości w formie tekstu zawierającego wybrane przez Ciebie informacje. Automatyczna odpowiedź informująca o nieobecności pozwala poinformować nadawców (Twoje kontakty), np. o konieczności dłuższego niż zazwyczaj oczekiwania na odpowiedź.
Wiadomość o nieobecności powinna zawierać informacje m.in. o tym:
- jak długo będziesz niedostępny,
- kiedy odpowiesz na wiadomość e-mail,
- (opcjonalnie) co stało się z wiadomością (np. czy została przekierowana do innej osoby).
W razie potrzeby wiadomość autorespondera powinna zawierać informacje o powodzie nieobecności. Zwróć uwagę, że na tym etapie nadawca może oczekiwać szansy na kontakt. Powinieneś uwzględnić taką opcję, jeśli Twoja praca może tego wymagać. Dobrym zwyczajem będzie więc wskazanie możliwości kontaktu z Tobą, przy jednoczesnym udowodnieniu, że powinien on nastąpić jako ostateczność, np. z tego powodu, że jesteś na wakacjach.
Wiadomość e-mail informująca o nieobecności powinna więc być dostosowana do kontekstu. Informacja może być czysto formalna, ale może też zawierać elementy osobiste. Tu w zależności od nadawcy, wiadomość zwrotna może być różnie postrzegana. Dlatego wiadomość o nieobecności przede wszystkim nie powinna być spersonalizowana. Jeśli Twój adres e-mail służy do kontaktu z konkretnymi kontaktami, możesz dostosować treść automatycznej odpowiedzi, aby pasowała do konkretnych odbiorców.
Jak stworzyć idealną treść autorespondera krok po kroku?
Jakie elementy powinna zawierać idealna wiadomość informująca o nieobecności? Uwzględnij w treści autorespondera te elementy:
- Tytuł wiadomości: tytuł to pierwsza informacja, jaką widzi odbiorca wiadomości. Zwykle wystarczające jest napisanie wiadomości w stylu: „Odpowiedź automatyczna: poza biurem”. W ten sposób wszyscy wiedzą, że nie jesteś dostępny natychmiast po otrzymaniu automatycznej odpowiedzi.
- Powitanie: rozpocznij wiadomość o nieobecności z powitaniem. Możesz także podziękować za przychodzącą wiadomość. Możliwe jest także połączenie tych elementów.
Przykłady:
- Szanowny Panie, Szanowna Pani, […]
- Dziękuję za Twoją wiadomość!
- Cześć,
dziękuję za wiadomość.
- Osiągalność: w drugim wierszu tekstu powinieneś wpisać najważniejsze informacje: czas, w którym jesteś poza zasięgiem, a także powód twojej nieobecności (opcjonalnie lub bez szczegółów i opisów osobistych). Jeśli będziesz nieobecny przez nieokreślony czas, wystarczy tylko podać powód. Pamiętaj, że dla nadawców wiadomości o wiele cenniejszą informacją jest to, kiedy będziesz osiągalny i odczytasz pocztę. Taka informacja pozostawi o wiele lepsze wrażenie niż rozwlekanie informacji o powrocie.
Przykłady:
- Obecnie przebywam na urlopie bez dostępu do skrzynki e-mail. Na wszelkie wiadomości odpowiem po powrocie (tu wskaż konkretną datę).
- Wrócę do biura w poniedziałek (tu wskaż konkretną datę).
- Brak przesyłania dalej: jeśli wiadomości e-mail nie zostaną przekazane lub nie będą widoczne dla współpracownika, czasami ważne jest udostępnienie tych informacji. W zależności od klienteli, przydatne może być podanie przyczyny lub wyrażenie ubolewania.
Przykłady:
- Twoja wiadomość nie zostanie automatycznie przekazana.
- Ze względu na poufność wiadomość nie zostanie przekazana.
- Przekierowanie: jeśli jesteś reprezentowany przez kolegę, możesz skierować swój kontakt na jego adres e-mail i / lub numer telefonu. Żądanie użycia tylko tej opcji w pilnych przypadkach może pomóc w odfiltrowaniu mniej ważnych spraw.
Przykłady:
- Z wszelkimi prośbami zapraszam do kontaktu z (imię i nazwisko): john@example.com.
- W pilnych przypadkach możesz skontaktować się z (imię i nazwisko): john@example.com.
- W nagłych przypadkach zadzwoń pod numer: XXX.
- Zakończenie: możesz użyć prostego zakończenia, aby zakończyć wiadomość. Chociaż dość często pomija się je całkowicie.
Przykłady:
- Dzięki / Dziękuję
(miejsce na Twój podpis) - Pozdrawiam,
(miejsce na Twój podpis)
- Dzięki / Dziękuję
Czym są spersonalizowane notatki w autoresponderze?
Jeśli chcemy, aby nasza wiadomość e-mail nie była zbyt formalna (lub nie musi taka być ze względu na grupę potencjalnych odbiorców, formę prowadzonej korespondencji opartej na relaksie i serdeczności), wtedy wprowadź spersonalizowane notatki. To wiadomość zwrotna napisana w określonym stylu: charakteryzującym się właśnie sposobem codziennej komunikacji z Twoimi kontaktami, stylem związanym z Twoją osobą lub stylem wynikającym także z okoliczności, dla których wiadomość i nieobecności została przygotowana.
Spersonalizowana wiadomość poza biurem: co możesz zrobić?
Jeśli chodzi o styl, możesz sam zdecydować, co odpowiada Twojej firmie. Pamiętaj, że Twoi przełożeni mogą otrzymywać te same wiadomości o nieobecności, co Twoi koledzy, z którymi utrzymujesz bardziej nieformalny ton. Rozważ te wskazówki z ostrożnością .
| Przykład zależny od sytuacji | Szablon treści wiadomości |
|---|---|
| Przypadkowe formuły |
Jestem na wakacjach! Skontaktuj się ze mną, gdy wrócę (tu wskaż konkretną datę) Wracam (tu wskaż konkretną datę) – naładowany i gotowy do pracy! |
| Użyj specjalnej okazji |
Szczęśliwego Nowego Roku! Wyruszamy na przerwę świąteczną. Wesołych Świąt! |
| Humor wśród kolegów |
Tak długo, jak nie zostanę zjedzony w dżungli, możesz do mnie dotrzeć ponownie od (tu wskaż konkretną datę). Mam nadzieję, że nie wpadnę do wąwozu na mojej wędrówce! W pilnych przypadkach skontaktuj się z rośliną doniczkową na moim biurku. |
Spersonalizowana wiadomość poza biurem: co należy pominąć?
Wiadomości poza biurem są zasadniczo formalną gehenną. Niektóre zwroty mogą jednak przekroczyć granicę. Sprawdź poniżej, których błędów należy zdecydowanie unikać.
| Zwroty, których należy unikać | Przykłady |
|---|---|
| Pretensjonalne zwroty |
Jestem w końcu na moich ciężko zarobionych wakacjach! Uciekam z biurka na pustynię. |
| Postawa „Kogo to obchodzi” |
Jestem na wakacjach i nie będę więcej czytać e-maili do (data) Jestem poza biurem do (data). Nie wysyłaj mi żadnych e-maili. Nie ma mnie tam! Wrócę (data) |
| Nieistotne dodatki |
(Zdjęcie niedźwiedzia polarnego do opalania) (Cytat) „To, co prostą ścieżką nie można osiągnąć przez krzywe sposoby, nigdy nie jest wygrane”. Johann Wolfgang von Goethe |
Popularne i sprawdzone szablony wiadomości o nieobecności. Autoresponder – przykłady
Ogólna formalna odpowiedź poza biurem
Szanowny Panie, Szanowna Pani,
Dziękuję za Twoją wiadomość!
Obecnie przebywam na urlopie i wrócę do biura (tu wskaż konkretną datę)
Ze względu na poufność wiadomość nie zostanie przekazana. W pilnych przypadkach możesz skontaktować się z (imię i nazwisko): imie.nazwisko@mojadomena.pl.
Dziękuję,
(miejsce na Twój podpis)
Formalny autoresponder z poleceniem dla klientów
Dzień dobry,
dziękuję za Twoją wiadomość.
Obecnie jestem na urlopie i nie mam dostępu do skrzynki e-mail.
Skontaktuj się ze mną, gdy wrócę (tu wskaż konkretną datę).
Do tego czasu mój kolega (imię i nazwisko) będzie mnie reprezentował. Możesz skontaktować się z nim za pośrednictwem poczty elektronicznej (imie.nazwisko@mojadomena.pl) lub telefonu (tu wskaż nr tel.), a na pewno z przyjemnością Ci pomoże.
Dziękuję za zrozumienie.
Pozdrawiam,
(miejsce na Twój podpis)
Nieformalna odpowiedź poza biurem dla kolegów
Cześć,
jeśli to czytasz, to znaczy, że jestem na wakacjach. :)
Bez obaw – wrócę (tu wskaż konkretną datę)!
W międzyczasie (imię i nazwisko) (imie.nazwisko@example.com) zgodził się mnie reprezentować.
Skontaktuj się z nim w pilnych przypadkach.
Do zobaczenia wkrótce,
(miejsce na Twój podpis)
Nieformalny autoresponder dla klientów
Drogi Kliencie,
dziękuję za Twoją wiadomość!
Obecnie przebywam na urlopie. Wrócę w dniu (tu wskaż konkretną datę).
Niestety, w międzyczasie nie będę miał dostępu do mojego e-maila.
Nie wahaj się skontaktować z moim kolegą (imię i nazwisko) (imie.nazwisko@example.com) w nagłych przypadkach. Twoja wiadomość nie zostanie automatycznie przekazana.
Dziękuję za zrozumienie.
Pozdrawiam,
(miejsce na Twój podpis)
Ryzyko związane z używaniem wiadomości o nieobecności
Korzystanie z autorespondera, gdy jesteś poza biurem jest częścią zwyczajowej, profesjonalnej komunikacji e-mail. Jednak ważne jest, aby zastanowić się dwukrotnie nad informacjami, które udostępniasz podczas konfigurowania treści wiadomości zwrotnej.
Coraz częściej przestępcy wykorzystują informacje, które udostępniasz na swoją niekorzyść. Jednym z popularnych przykładów jest kontakt z firmą i powoływanie się na Twoje nazwisko, celem przyśpieszenia sprawy lub uzyskania poufnych informacji. Wiele osób korzysta z takiej formy aktywności, argumentując, że miałeś dla nich coś zrobić/przekazać informację/przygotować, itp. jeszcze przed Twoim urlopem.
Kolejnym przykładem są kradzieże i włamania. Chociaż nie chwalimy się publicznie o tym, że wyjeżdżamy, przestępcy mogą skojarzyć nasze firmowe odpowiedzi o nieobecności z adresem zamieszkania.
Ponadto automatyczne wiadomości o nieobecności mają wielką zaletę dla nadawców spamu, wysyłając wiadomości do tysięcy losowo generowanych adresów e-mail, automatyczna odpowiedź autorespondera w tym przypadku działa jak filtr, pozwalając nadawcom wiedzieć, które adresy faktycznie istnieją.
Z pewnością stworzenie dobrej wiadomości e-mail informującej o nieobecności przyniesie nam więcej pożytku niż strat. Warto jednak pamiętać, że Internet to nieograniczone źródło przepływu danych.
Nieobecność? Wykorzystaj autoresponder maksymalnie
Nieobecność może być związana z faktem, że nie będziesz wykonywał żadnej pracy, a więc być może i realizacja zadań/projektów zostanie opóźniona. Nie oznacza to jednak, że uruchomienie wiadomości o nieobecności nie może na siebie zarobić.
Jednym ze sposobów wykorzystania wiadomości o nieobecności jest przekierowanie Twoich klientów , np. do innej strony. Jeśli Twoja nieobecność jest związana, np. z wydarzeniem branżowym (Twoja firma wystawia się na targach), poinformowanie o tym swoich klientów może być świetną okazją do spotkania się z nimi i zaprezentowania produktu na żywo.
Nie zmieniaj całkowicie treści autorespondera, możesz dodać na końcu informacje o powodzie nieobecności oraz zaprosić nadawcę wiadomości do uczestnictwa w tym samym wydarzeniu, np.:
Wiadomość o nieobecności dla wielu osób to także szansa, aby przekazać swoim klientom wiele cennych informacji o swojej firmie i produktach, np. nowościach. Pamiętaj o dołączeniu do wiadomości, np. linków do social media.
Bezpieczna Poczta e-mail
2 mln użytkowników nie może się mylić. Wybierz niezawodny i bezpieczny e-mail z kalendarzem, organizacją zadań i bez spamu.
