Jak włączyć autoresponder (wiadomości automatyczne) w Outlook?

Dobrze znany program pocztowy od Microsoft 365 Outlook pozwala zaplanować wysyłanie automatycznych wiadomości o konkretnej treści w określonym przedziale czasowym. Jeśli dodatkowo do komunikacji używasz Teamsa, automatyczna wiadomość może stać się również treścią statusu w komunikatorze. Czytaj dalej i dowiedz się, jak ustawić autoresponder w Outlook.

SPIS TREŚCI

• Czym są wiadomości automatyczne i kiedy z nich korzystać?
• Instrukcja aktywacji: Autoresponder – Outlook 365 na PC
• Instrukcja aktywacji: Autoresponder – Outlook Web App (przeglądarka)

Czym jest autoresponder i kiedy warto z niego korzystać

Autoresponder to nic innego, jak mechanizm wysyłający automatyczne odpowiedzi. Nadawca, który wyśle do Ciebie e-maila, otrzyma wiadomość zwrotną, której treść określasz samodzielnie. Kiedy warto używać automatycznych odpowiedzi w Outlooku?

Korzystanie z tej funkcji ma największe uzasadnienie w codziennej pracy. Dlatego, aby twoi klienci i partnerzy biznesowi mieli spokojną głowę, z autorespondera korzystaj zawsze przy krótszej lub dłuższej nieobecności w pracy (nawet jeśli jest to kilkugodzinna nieobecność z powodu np. załatwiania prywatnej sprawy).

Warto, aby wiadomość automatyczna zawierała najważniejsze informacje, czyli:

• czas niedostępności, np. w dniach 10-15 marca mam ograniczony dostęp do poczty e-mail,
• poziom niedostępności – czy kontakt z Tobą jest utrudniony, czy w ogóle niemożliwy,
• powód nieobecności (opcjonalnie), np. w dniach 10-15 marca jestem w delegacji i kontakt ze mną może być utrudniony.

• Przeczytaj również, jak ustawić stopkę (podpis) w Outlooku.

Jak włączyć autoresponder w Outlook 365 – aplikacja Windows

Aby ustawić odpowiedzi automatyczne w Outlooku, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz program Outlook i w lewym górnym rogu kliknij zakładkę Plik. Następnie w sekcji Informacje znajdź i wybierz Odpowiedzi automatyczne.
   
2. W nowo otwartym oknie uzupełnij przedział czasowy, w którym odpowiedzi mają być wysyłane i wpisz własną treść w polu edycji. Po ustawieniu wybranych parametrów, zakończ klikając OK.
   

Jak włączyć autoresponder w Outlook Web App – dla poczty Exchange

Jeśli używasz w firmie poczty Microsoft Exchange, możesz korzystać z niej w przeglądarkowej aplikacji Outlook Web App. Ustawienie autorespondera w tym przypadku wygląda nieco inaczej:

1. Przejdź na stronę https://outlook.office.com/ i zaloguj się kontem Microsoft z licencją poczty Exchange. Następnie kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu okna i wybierz Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook (na samym dole kolumny).
   
2. W oknie ustawień przejdź do: Poczta → Odpowiedzi automatyczne. Podobnie jak w klasycznym Outlooku na PC, określ reguły dla planowanych odpowiedzi w autoresponderze: czas nieobecności, treść wiadomości i opcjonalne dodatkowe parametry. Na koniec kliknij Zapisz.
   

Czytaj więcej

• Logowanie dwuetapowe (2FA) i Microsoft Authenticator
• Poczta Exchange – jak tworzyć aliasy e-mail użytkownikom?
• Dodawanie konta Microsoft Exchange do Outlooka (instrukcja)