Już na początku 2023 roku zostanie opublikowana aplikacja, która na nowo zorganizuje obieg dokumentów w administracji publicznej. Usprawnione zostaną przede wszystkim działania administracji rządowej, jednak z narzędzia będą mogły skorzystać również inne podmioty. Czym jest projekt EZD RP i jakich zmian możemy się spodziewać? Sprawdziliśmy.
SPIS TREŚCI
- Co to jest EZD RP?
- Jaki jest cel wprowadzenia EZD RP?
- Pięć nowych e-usług w EZD RP
- Jak wdrożyć system w twojej instytucji?
- Aplikacja EZD RP w chmurze
Co to jest EZD RP?
EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją dla polskiej administracji) to bezpłatne oprogramowanie, które służy do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Będzie ono udostępniane wszystkim zainteresowanym organizacjom już na początku 2023 roku, a dla wielu podmiotów publicznych stanie się obowiązkowe. Dzięki wprowadzeniu oprogramowania możliwa będzie pełna digitalizacja administracji i procesów w urzędach. Najważniejsze propozycje, jakie są wdrożone w ramach projektu to:
- skuteczniejsze zarządzanie dokumentacją,
- weryfikacja tożsamości,
- weryfikacja wideo przy uzyskaniu podpisu elektronicznego.
System będzie nieodpłatnie udostępniany wszystkim zainteresowanym podmiotom administracji publicznej. Mogą z niego skorzystać m.in. jednostki samorządowe. Narzędzie ma być obowiązkowe dla administracji rządowej RP.
Jaki jest cel wprowadzenia EZD RP?
System EZD RP powstał z myślą o usprawnieniu funkcjonowania administracji publicznej. Skorzystają na nim zarówno urzędnicy, jak i obywatele – wiele procedur będzie o wiele prostszych, a elektroniczny zapis poszczególnych procesów zminimalizuje błędy. Po wprowadzeniu narzędzia EZD RP wiele spraw urzędowych będziemy mogli załatwić bez wychodzenia z domu. System ma być prosty i intuicyjny, łatwy do obsługi nawet przez osoby, które na co dzień nie korzystają z internetu.
Projekt zakłada wprowadzenie obowiązku elektronicznego zarządzania dokumentacją podczas realizacji zadań publicznych. Organizacje, które wykonują tego typu zadania otrzymają darmowe oprogramowanie, które umożliwi im wykonywanie niezbędnych czynności oraz gromadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. Według twórców systemu po wdrożeniu systemu o wiele łatwiejsze będzie tworzenie i wprowadzanie do obiegu dokumentów elektronicznych oraz papierowych, zarządzanie, archiwizowanie i udostępnianie aktami i dokumentami oraz zarządzanie informacją.
Pięć nowych e-usług w EZD RP
Nowa usługa to ułatwienie nie tylko dla dla urzędników. Projekt zakłada wprowadzenie pięciu nowych e-usług, które ułatwi życie zwykłym obywatelom:
- złożenie przez rozwiedzionego małżonka oświadczenia online o powrocie do wcześniejszego nazwiska,
- złożenie przez narzeczonych oświadczenia online o braku okoliczności, uniemożliwiających zawarcie związku małżeńskiego,
- wniesienie wniosku o zrzeczenie się obywatelstwa polskiego,
- nadanie obywatelstwa polskiego dla obcokrajowca,
- złożenie oświadczenia podczas ubiegania się obcokrajowca o pracę.
Jak wdrożyć system w twojej instytucji?
Projekt EZD RP aktualnie jest w fazie wdrożenia w wybranych podmiotach administracji publicznej. Od stycznia 2023 roku będzie udostępniony wszystkim zainteresowanym instytucjom przez Operatora EZD RP. Dziś już wiemy, w jaki sposób projekt będzie wdrażany.
Pierwszy model to wdrożenie w oparciu o istniejącą w podmiocie infrastrukturę fizyczną (własne serwery aplikacyjne, którymi zarządza samodzielnie instytucja). Ten model skierowany jest do podmiotów posiadających wiedzę i doświadczenie w administrowaniu serwerami (on-premise), posiadających własne zespoły administracyjne, czyli pracowników zajmujących się administracją serwerów.
Kolejnym modelem jest wykorzystanie chmury obliczeniowej. Rozwiązanie to będzie alternatywą dla instytucji nieposiadających wystarczającej wiedzy i zasobów. Ten model nadal wymaga odpowiedniego przygotowania po stronie instytucji, w której wdrażane jest rozwiązanie, ale tylko po stronie stacji roboczych poszczególnych pracowników. Część serwerowa jest umieszczona u dostawcy rozwiązania (wymaga to szerokopasmowych połączeń internetowych na stanowiskach pracy).
Aplikacja EZD RP w chmurze
Umieszczenie aplikacji w chmurze może zostać wykonane w kilku wariantach:
- IaaS EZD RP – Instytucja wynajmuje od zewnętrznego dostawcy infrastrukturę jako usługę (Infrastructure as a Service EZD RP). W tym wypadku wystarczy dokonać zakupu usługi odpowiedniego serwera dedykowanego, ale konfiguracja i zarządzanie aplikacją pozostaje w zakresie obowiązków pracowników instytucji. Fizyczny serwer znajduje się w zewnętrznym centrum danych, a nie np. w budynku instytucji.
- PaaS EZD RP – Platform as a Service EZD RP. Instytucja chcąca wdrożyć narzędzie kupuje od dostawcy platformę. Nie interesuje się fizycznymi serwerami, na których działa aplikacja. Kupuje jedynie „moc obliczeniową”, ale nadal zajmuje się administrowaniem aplikacją.
- SaaS EZD RP – Software as a Service EZD RP. Instytucja wynajmuje od dostawcy rozwiązania jedynie aplikację EZD RP nie interesując się fizycznym sprzętem, zarządzaniem, aktualizacjami. W tym wypadku kupuje działającą aplikację, która jest gotowa do pracy. W tym wariancie jedynym zadaniem dla instytucji są funkcjonujące narzędzia na biurkach pracowników.
