Narzędzie wewnętrzne to aplikacja webowa dla Twojego zespołu, a nie dla klientów: grafik pracy, rejestr sprzętu albo lista zgłoszeń. Zbudujesz je w Kreatorze Stron i Aplikacji AI tak samo jak aplikację dla klientów, ale prompt musi opisać więcej: kto ma korzystać z narzędzia, kto co może zmieniać i jakie dane narzędzie ma zapamiętywać. Poniżej znajdziesz, jak to opisać, gotowy szablon i trzy przykłady.
SPIS TREŚCI
- Czym prompt do narzędzia wewnętrznego różni się od promptu do aplikacji?
- Jak pisać, żeby Kreator dobrze Cię zrozumiał?
- Szablon do skopiowania
- Przykłady wypełnionych szablonów
- Przykłady poleceń do poprawek
Narzędzie wewnętrzne to rodzaj aplikacji webowej, dlatego przyda Ci się też artykuł Jak napisać prompt do aplikacji webowej.
Czym prompt do narzędzia wewnętrznego różni się od promptu do aplikacji?
W aplikacji dla klientów każdy załatwia własną sprawę: wypełnia quiz, sprawdza wycenę albo zapisuje się na zajęcia, nawet jeśli wraca do niej regularnie.
W narzędziu wewnętrznym cały zespół pracuje na wspólnych danych: różne osoby robią w nim różne rzeczy, a wszystko musi być aktualne dla wszystkich.
Dlatego dobry prompt odpowiada na pięć pytań dotyczących narzędzia:
- Do czego służy i co zastępuje? Napisz, jaki problem rozwiązuje, np. „ma zastąpić grafik wysyłany co tydzień w grupowym czacie”.
- Kto z niego korzysta i co może robić? Jeśli korzysta z niego kilka osób, wypisz role, np. kierownik i pracownik, i przy każdej napisz, co dana osoba widzi i co może zmieniać.
- Jakie dane ma zapamiętywać? Wypisz, co jest zapisywane i jakie informacje zawiera każdy wpis, np. zmiana: dzień, godziny, osoba.
- Jak wygląda codzienna praca? Opisz po kolei, co robi każda rola, np. „pracownik zaznacza dni wolne, kierownik układa grafik”.
- Jakich reguł ma pilnować? Napisz, kiedy narzędzie ma ostrzec, zablokować działanie albo coś wyróżnić.
Jeśli z narzędzia ma korzystać kilka osób, opisz role już w pierwszym prompcie. Dzięki temu Kreator od początku będzie wiedział, kto co ma widzieć i zmieniać.
Jeśli narzędzie jest tylko dla Ciebie, role możesz pominąć i skupić się na danych i regułach.
Jak pisać, żeby Kreator dobrze Cię zrozumiał?
Kilka zasad sprawdzi się przy każdym projekcie w Kreatorze: pisz konkretnie, opisuj reguły w formie „gdy…, to…”, poprawiaj po jednej rzeczy i rozwijaj gotową wersję, zamiast zaczynać od nowa. Więcej przykładów znajdziesz w artykułach o promptach do stron i aplikacji webowych.
Przy narzędziach wewnętrznych warto pamiętać też o tym:
- Opisz, jak robisz to dziś. Narzędzie zwykle zastępuje coś, czego już używasz: arkusz, zeszyt, tablicę korkową czy wiadomości w czacie. Napisz, co w tym sposobie sprawia kłopot, np. „w arkuszu nikt nie wie, która wersja jest aktualna” albo „zgłoszenia giną w czacie”.
- Jeśli są role, napisz też, czego nie mogą. Zdanie w rodzaju „pracownik nie może usuwać wpisów” jest równie ważne jak lista tego, co może.
- Napisz, gdzie będziesz korzystać z narzędzia. Inaczej projektuje się narzędzie do pracy przy biurku, a inaczej do szybkiego zapisu na telefonie, np. w magazynie, na budowie czy w drodze do klienta.
- Przetestuj na prawdziwych danych. Wpisz kilkanaście prawdziwych wpisów z ostatnich tygodni i sprawdź, czy narzędzie zachowuje się tak, jak oczekujesz. Jeśli będą z niego korzystać inne osoby, poproś je o test.
Szablon do skopiowania
Skopiuj szablon, uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych i wklej go do czatu w Kreatorze. Części, które Cię nie dotyczą, usuń.
Narzędzie ma być po [język]. Styl: [2-3 słowa], wygodne na [komputerze / telefonie]. Kolory: [kolory].
Role i dostęp (każdy loguje się na własne konto):
– [Rola 1]: [co widzi], [co może zmieniać]
– [Rola 2]: [co widzi], [co może zmieniać]. Nie może [czego nie może]
Jakie dane zapisujesz:
– [Rodzaj wpisu]: [jakie informacje zawiera]
– [Rodzaj wpisu]: [jakie informacje zawiera]
Jak ma działać:
1. [Co robi rola 1]
2. [Co robi rola 2]
3. [Jaki widok jest najważniejszy, np. tydzień, lista, tabela]
Reguły:
– Gdy [warunek], [co ma zrobić narzędzie: ostrzec, zablokować, wyróżnić]
– Gdy [warunek], [co ma zrobić narzędzie]
Dane do wykorzystania: [godziny, kategorie, nazwy i inne informacje].
Przykłady wypełnionych szablonów
Zobacz, jak szablon może wyglądać dla trzech narzędzi, które przydadzą się w wielu firmach: grafiku zmian, rejestru sprzętu i listy zgłoszeń.
Grafik zmian w bistro
Narzędzie ma być po polsku. Styl: prosty i czytelny, wygodny na telefonie. Kolory: ciepła zieleń i kremowy.
Role i dostęp (każdy loguje się na własne konto):
– Kierownik: widzi cały grafik, układa i zmienia zmiany, dodaje i usuwa pracowników
– Pracownik: widzi cały grafik zespołu ze swoimi zmianami wyróżnionymi, zaznacza dni, w które nie może pracować. Nie może zmieniać grafiku
Jakie dane zapisujesz:
– Pracownik: imię, telefon, stanowisko (kuchnia lub sala)
– Zmiana: dzień, godziny, przypisane osoby
– Niedostępność: pracownik i dzień
Jak ma działać:
1. Pracownik w zakładce „Moja dostępność” zaznacza dni wolne na kolejny tydzień.
2. Kierownik w widoku tygodnia przypisuje osoby do zmian, wybierając je z listy.
3. Najważniejszy jest widok tygodnia: dni w kolumnach, zmiany w wierszach.
Reguły:
– Gdy na zmianie jest mniej niż 2 osoby, oznacz ją na czerwono
– Gdy kierownik przypisuje osobę w dniu, który zaznaczyła jako wolny, pokaż ostrzeżenie
– Gdy ta sama osoba ma dwie zmiany jednego dnia, pokaż ostrzeżenie
Dane do wykorzystania: zmiany od poniedziałku do piątku 10:00-14:30 i 14:00-18:30, w weekendy 8:00-12:30 i 12:00-16:30.
Rejestr sprzętu w agencji eventowej
Narzędzie ma być po polsku. Styl: przejrzysty, rzeczowy, wygodny na komputerze i telefonie. Kolory: grafit i żółty akcent.
Role i dostęp (każdy loguje się na własne konto):
– Opiekun sprzętu: dodaje i usuwa sprzęt, oznacza sprzęt jako „w naprawie”, widzi historię wszystkich wypożyczeń
– Pracownik: widzi listę sprzętu i jego dostępność, wypożycza i zwraca sprzęt. Nie może dodawać ani usuwać sprzętu
Jakie dane zapisujesz:
– Sprzęt: nazwa, kategoria, numer inwentarzowy, status (dostępny, wypożyczony, w naprawie)
– Wypożyczenie: kto, jaki sprzęt, data wydania, planowana data zwrotu, faktyczna data zwrotu
Jak ma działać:
1. Pracownik przegląda listę sprzętu z filtrem po kategorii i statusie.
2. Klika „Wypożycz” i wybiera planowaną datę zwrotu.
3. W zakładce „Moje wypożyczenia” widzi, co ma u siebie, i klika „Zwróć”, gdy odda sprzęt.
Reguły:
– Gdy sprzęt jest wypożyczony lub w naprawie, przycisk „Wypożycz” jest nieaktywny, a obok widać, kto go ma i do kiedy
– Gdy minie planowana data zwrotu, oznacz wypożyczenie na czerwono na liście opiekuna sprzętu
Dane do wykorzystania: kategorie nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, inne.
Zgłoszenia usterek w pensjonacie
Narzędzie ma być po polsku. Styl: prosty, z dużymi przyciskami, wygodny na telefonie. Kolory: leśna zieleń i biel.
Role i dostęp (każdy loguje się na własne konto):
– Właścicielka: widzi wszystkie zgłoszenia i ich historię, dodaje i usuwa konta pracowników
– Konserwator: widzi wszystkie aktywne zgłoszenia i zmienia ich status
– Personel (recepcja, sprzątanie): dodaje zgłoszenia i widzi status swoich zgłoszeń. Nie może zmieniać statusu
Jakie dane zapisujesz:
– Zgłoszenie: miejsce (numer pokoju lub część wspólna), opis, zdjęcie (opcjonalnie), priorytet (zwykły lub pilny), status (nowe, w trakcie, naprawione), kto zgłosił, data
Jak ma działać:
1. Pracownik dodaje zgłoszenie przez krótki formularz, w razie potrzeby robi zdjęcie telefonem.
2. Konserwator widzi listę aktywnych zgłoszeń i zmienia ich status.
3. Zgłoszenia oznaczone jako naprawione trafiają do historii.
Reguły:
– Pilne zgłoszenia są zawsze na górze listy i wyróżnione kolorem
– Gdy pilne zgłoszenie ma status „nowe” dłużej niż 2 godziny, oznacz je na czerwono
Dane do wykorzystania: pokoje od 1 do 14, części wspólne: recepcja, jadalnia, sauna, parking.
Przykłady poleceń do poprawek
Gdy zespół zacznie korzystać z narzędzia, szybko pojawią się pomysły na usprawnienia. Dodawaj je po jednym.
Oto przykłady poleceń na bazie grafiku zmian:
- Oszczędność czasu: „Dodaj przycisk, który kopiuje grafik z poprzedniego tygodnia”.
- Podsumowanie: „Pod grafikiem pokaż, ile godzin w tygodniu ma każdy pracownik”.
- Widok: „Dla pracownika dodaj widok tylko jego zmian w formie listy”.
- Wydruk: „Dodaj możliwość wydrukowania grafiku na jednej stronie A4”.
- Nowa funkcja: „Pozwól pracownikom zgłaszać prośbę o zamianę zmiany, którą kierownik akceptuje albo odrzuca”.
Więcej o poprawianiu projektu, także ręcznie, przeczytasz w artykule Jak wprowadzać poprawki w projekcie.
Czytaj więcej
- Jak oszczędzać kredyty AI: ręczne poprawki, małe kroki i dobre opisy
- Jak stworzyć aplikację bez programowania
