Baza wiedzy to serce Asystenta Telefonicznego AI – to dzięki niej może pełnić swoją podstawową funkcję i odpowiadać na pytania o Twoją firmę. Najszybciej stworzysz ją, dając Asystentowi stronę internetową, z której sam pobierze i uporządkuje informacje. Jeśli jednak nie masz własnej strony, możesz zbudować bazę wiedzy ręcznie. Z tego artykułu dowiesz się, jak to zrobić, a przede wszystkim – co Asystent powinien wiedzieć o Twojej firmie.
SPIS TREŚCI
- Co powinna zawierać baza wiedzy Asystenta?
- Podstawowe informacje, które powinien znać Asystent
- Zależnie od branży – najczęstsze pytania klientów
- Krótki opis usług
- Czego nie robisz
- Jak zbudować bazę wiedzy w panelu Asystenta?
Co powinna zawierać baza wiedzy Asystenta?
Podstawowe informacje, które powinien znać Asystent
- Czym zajmuje się Twoja firma – opisz ją w jednym–dwóch zdaniach tak, jak przedstawiasz ją nowemu klientowi. Zaznacz też, czy działasz stacjonarnie, z dojazdem do klienta, czy online.
- Dni i godziny otwarcia.
- Adres, dojazd, parking – jeśli działasz stacjonarnie, to jedne z ważniejszych informacji dla klientów. Warto wspomnieć, jaki przystanek znajduje się najbliżej, podać punkt orientacyjny (np. obok apteki) albo piętro, na którym mieści się Twoja siedziba.
- Usługi/produkty i cennik – możesz podać stałe ceny, widełki od-do albo informację o wycenie indywidualnej, zależnie od tego, jak działasz. Jeśli udzielasz krótkich konsultacji, daj znać, czy są płatne.
- Dostępne formy płatności – dla wielu osób ważne jest, czy mogą zapłacić gotówką, kartą, przelewem tradycyjnym czy BLIK-iem. Jeśli stosujesz zaliczki, ta informacja również powinna znaleźć się w bazie wiedzy. Warto wspomnieć też o możliwości wystawienia faktury.
- Jak umówić wizytę / złożyć zamówienie – jeśli świadczysz usługi, warto dodać, co przygotować na wizytę, jakie są zasady odwoływania i przekładania terminów oraz czy można przyjść bez umówienia.
Zależnie od branży – najczęstsze pytania klientów
Zastanów się, o co – poza powyższymi – najczęściej pytają Cię klienci. Zestaw pytań różni się w zależności od tego, czym się zajmujesz. Fryzjer bywa pytany o to, ile trwa wizyta obejmująca strzyżenie i koloryzację albo czym różni się ombre od air touch; serwisant pieców gazowych – o to, czy naprawia konkretną markę; a organizator imprezy – do kiedy trwa sprzedaż biletów i czy na teren można wnieść własne napoje. Źródłem wiedzy o pytaniach klientów może być dotychczasowa korespondencja – sprawdź odebrane maile, SMS-y czy wiadomości z Messengera.
Krótki opis usług
Warto dodać do bazy wiedzy krótki opis usług – dzięki temu Asystent będzie wiedział, co odpowiedzieć na pytanie „na czym polega…?”. Nawet jeśli to wiedza, którą można znaleźć w internecie, lepiej odebrać ją telefonicznie (od Ciebie lub od Asystenta w Twoim imieniu), niż usłyszeć, żeby poszukać sobie w Google.
Czego nie robisz
W niektórych branżach istotne jest nie tylko to, co robisz, ale też to, czego nie robisz. Ta informacja działa zapobiegawczo: bez niej Asystent może obiecać klientowi usługę, której nie masz w ofercie. Jeśli np. jesteś piercerem, warto zawrzeć w bazie wiedzy, jakich przekłuć nie wykonujesz albo od jakiego wieku je wykonujesz.
Jeśli nie masz strony internetowej, budowanie bazy wiedzy zajmie Ci nieco więcej czasu – ale tym bardziej warto. Może się okazać, że to właśnie Asystent stanie się „miejscem” o najbardziej kompletnej wiedzy o Twojej firmie i najlepszym źródłem informacji dla klientów.
Jak zbudować bazę wiedzy w panelu Asystenta?
Bazę wiedzy Asystenta zbudujesz w zakładce Wiedza o firmie.
Najlepiej pogrupuj ją tematycznie, np.:
- O firmie
- Świadczone usługi
- Cennik
- Itp.
Aby dodać nową wiedzę, kliknij przycisk + Dodaj temat i wypełnij pole tekstowe, które pojawi się na dole listy tematów.
Możesz korzystać z podstawowego formatowania markdown, tak jak jest to pokazane na przykładzie, ale nie jest to konieczne. Ułatwi Ci to jednak w przyszłości orientację w większych blokach tekstu.
- ## Tekst – dwa hashtagi i spacja umieszczone przed tekstem oznaczają nagłówek drugiego rzędu
### Tekst – trzy hashtagi i spacja oznaczają nagłówek trzeciego rzędu itd. - – Tekst – dywiz i spacja przed tekstem oznacza punkt
Przykład:
## Cennik usług ### Depilacja laserowa - broda - 100 zł - wąsik - 100 zł - nogi - 150 zł ### Depilacja pastą cukrową - broda - 40 zł - wąsik - 30 zł - nogi - 50 zł
