Jak używać kalendarzy różnych dostawców z Asystentem Telefonicznym AI za pomocą Cal.com?

Asystent Telefoniczny AI integruje się bezpośrednio z Cal.com. Nie oznacza to jednak, że musisz rezygnować ze swojego dotychczasowego kalendarza – Cal.com potrafi się z nim połączyć i posłużyć za pomost. W tym artykule pokażemy to na przykładzie kalendarza Google, ale w ten sam sposób połączysz też inne kalendarze, np. Outlook czy Apple. Powstaje wtedy łańcuszek:

Asystent → Cal.com → Twój kalendarz

Rezerwacje, które umówi Asystent, trafią do Twojego kalendarza, a jednocześnie Cal.com będzie sprawdzał w nim zajętość, żeby Asystent nie umówił wizyty na termin, który już masz zajęty.

W tym artykule pokażemy Ci, jak to skonfigurować w trzech krokach: najpierw połączysz Cal.com z kalendarzem, potem poświęcisz chwilę na podstawową konfigurację w Cal.com, a na końcu połączysz Cal.com z Asystentem Telefonicznym AI.

SPIS TREŚCI

• Krok 1. Połącz Cal.com z kalendarzem Google
• Krok 2. Skonfiguruj Cal.com
  • Ustaw dostępność
  • Ustaw typy wydarzeń
• Krok 3. Połącz Cal.com z Asystentem

Krok 1. Połącz Cal.com z kalendarzem Google

Do tego zadania w zupełności wystarczy darmowy plan Cal.com – jeśli prowadzisz firmę samodzielnie, nie musisz nic dopłacać. Cal.com połączy wtedy wszystkie Twoje własne kalendarze (np. Google i Outlook), odczyta z nich dostępność i pozwoli ustawić godziny pracy.

1. Załóż konto w Cal.com. Najlepiej wybierz zakładanie konta przez Google – dzięki temu od razu połączysz Cal.com ze swoim kalendarzem Google.
2. Podczas łączenia Google poprosi Cię o nadanie Cal.com uprawnień. Zaznacz oba – każde odpowiada za inną, potrzebną funkcję:
   • • jedno pozwala Cal.com odczytywać zajętość z Twojego kalendarza (żeby Asystent nie umówił wizyty na zajęty termin),
     • drugie pozwala zapisywać nowe rezerwacje do kalendarza Google (żeby umówione wizyty w ogóle się w nim pojawiły).

   Jeśli odznaczysz jedno z nich, integracja nie zadziała poprawnie: bez pierwszego grożą podwójne rezerwacje, bez drugiego wizyty nie trafią do kalendarza.
   

3. Możesz od razu połączyć też inne kalendarze. Wydarzenia z kalendarza Google są już teraz widoczne w Cal.com.
   

Krok 2. Skonfiguruj Cal.com

Zanim połączysz Cal.com z Asystentem, poświęć chwilę na podstawową konfigurację. Opiszemy tu niezbędne minimum – więcej szczegółów znajdziesz w centrum pomocy Cal.com (dostępne w języku angielskim).

Ustaw dostępność

W Cal.com ustaw swoje godziny pracy – dzięki temu Asystent będzie mógł rezerwować terminy tylko wtedy, gdy rzeczywiście pracujesz.

Przy okazji sprawdź strefę czasową. Cal.com ustawia ją przy zakładaniu konta i zwykle wykrywa poprawnie, ale jeśli wskaże błędną, wszystkie rezerwacje pojawią się o niewłaściwych godzinach. Upewnij się, że jest ustawiona na Europe/Warsaw.

Ustaw typy wydarzeń

To najważniejsza część konfiguracji. Typy wydarzeń definiują usługi, które Asystent będzie mógł rezerwować – wraz z czasem ich trwania. Muszą być ustawione właśnie tutaj, w Cal.com: Asystent rezerwuje przez Cal.com i „widzi” tylko te typy wydarzeń, które w nim utworzysz.

1. Przejdź do sekcji Wydarzenia. Znajdziesz tam domyślne typy wydarzeń – usuń je.
   
2. Kliknij Utwórz, nadaj wydarzeniu nazwę (np. nazwę usługi) i określ czas trwania, a następnie kliknij Kontynuuj.
   
3. W kolejnym kroku możesz dodać opis oraz miejsce spotkania. To ważne, jeśli działasz stacjonarnie: ustaw tu adres lub miejsce spotkania na miejscu, żeby w potwierdzeniu i w kalendarzu znalazła się właściwa informacja, a nie np. link do wideorozmowy.
   
4. Upewnij się, że rezerwacje trafią do Twojego kalendarza Google. Kalendarz docelowy możesz ustawić raz dla całego konta w ustawieniach kalendarzy Cal.com – wtedy dotyczy on wszystkich wydarzeń i nie musisz pilnować tego osobno przy każdej usłudze. Jeśli chcesz, możesz też wskazać kalendarz docelowy indywidualnie dla konkretnego typu wydarzenia.
   
5. Gdy wszystko jest gotowe, kliknij Zapisz w prawym górnym rogu.
   

W menu po lewej stronie znajdziesz dodatkowe, opcjonalne ustawienia typu wydarzenia. Szczególnie przydatne mogą być:

• Dostępność – upewnij się, że dany rodzaj wydarzenia korzysta z aktualnych godzin pracy.
  
• Formularz rezerwacji – określ, jakie dane są niezbędne do wykonania rezerwacji.
  
• Limity i bufory – możesz tu m.in. ustawić bufor czasowy przed spotkaniem i po nim albo ograniczyć okno rezerwacji (np. gdy nie chcesz przyjmować rezerwacji dalej niż miesiąc do przodu).
  

Po wprowadzeniu zmian pamiętaj, by je zapisać.

Wskazówka. Jeśli tworzysz kilka typów wydarzeń, które różnią się tylko nieznacznie (np. wszystkie ustawienia takie same, a zmienia się jedynie nazwa, opis i czas trwania), przyspieszysz pracę, korzystając z funkcji Duplikat.

Krok 3. Połącz Cal.com z Asystentem

Gdy Cal.com jest już skonfigurowany, możesz połączyć go z Asystentem. Do tego posłuży klucz API – to on „przedstawia” Asystenta Cal.com i pozwala mu w Twoim imieniu sprawdzać dostępność oraz rezerwować terminy.

1. W panelu konfiguracji Asystenta przejdź do sekcji Rezerwacja spotkań → Cal.com.
   
2. W panelu Cal.com przejdź do: Programista → Klucze interfejsu API → + Nowa.
   
3. Nadaj kluczowi nazwę i zaznacz opcję Nigdy nie wygasa (dzięki temu integracja nie przestanie nagle działać, gdy klucz straciłby ważność). Kliknij Utwórz.
   
   
   Klucz API z opcją „Nigdy nie wygasa” daje stały dostęp do Twojego kalendarza. Jeśli kiedyś przestaniesz korzystać z połączenia z Asystentem, usuń ten klucz w panelu Cal.com (Programista → Klucze interfejsu API).
4. Wyświetli się klucz API. Skopiuj go i wróć do panelu Asystenta.
   
   Uwaga: jeśli zamkniesz okno z kluczem, nie zobaczysz go ponownie – trzeba będzie utworzyć nowy. W panelu Cal.com możesz kliknąć Gotowe dopiero po skopiowaniu klucza.
5. Wklej klucz API w panelu Asystenta, w przeznaczonym na to miejscu.
   
6. Wybierz typy spotkań (skonfigurowane wcześniej w Cal.com), które Asystent będzie mógł rezerwować.
   
7. Zapisz zmiany.

Gotowe – od tej chwili Asystent może umawiać wizyty, a każda rezerwacja pojawi się w Twoim kalendarzu Google.