Asystent Telefoniczny AI odbiera połączenia od Twoich klientów, odpowiada na ich pytania i przekazuje rozmowy do Ciebie lub Twoich pracowników – wszystko automatycznie, bez Twojego udziału. Ten artykuł tłumaczy jak to działa od podstaw – zanim przejdziesz do szczegółowych artykułów konfiguracyjnych.
SPIS TREŚCI
- Co potrafi Asystent Telefoniczny AI
- Dwa przekierowania – idea w skrócie
- Przykładowa ścieżka połączenia
- Następne kroki
Co potrafi Asystent Telefoniczny AI
- Odbiera połączenia nawet całą dobę, 7 dni w tygodniu.
- Odpowiada na pytania klientów na podstawie wiedzy którą mu dostarczysz – informacji ze swojej strony internetowej lub danych wpisanych ręcznie.
- Zbiera dane od dzwoniących — np. imię, numer telefonu lub dowolne dane, które wskażesz w konfiguracji jako wymagane – i przekazuje je Tobie w podsumowaniu rozmowy.
- Przekierowuje połączenia do Ciebie lub wyznaczonych osób, gdy sytuacja tego wymaga.
- Umawia spotkania bezpośrednio podczas rozmowy – po połączeniu z kalendarzem Cal.com lub Calendly.
- Prowadzi rozmowę w wielu językach – zaczyna w języku który ustawisz jako główny, a jeśli dzwoniący odezwie się w innym języku (wybranym przez Ciebie jako dodatkowy), automatycznie się przełącza.
Asystent obsługuje wyłącznie połączenia głosowe przychodzące – nie wykonuje połączeń wychodzących, nie odbiera SMS-ów ani wiadomości przez czat.
Dwa przekierowania – idea w skrócie
Zanim przejdziesz dalej, warto zrozumieć kwestię przekierowań, ponieważ usługa wykorzystuje je na dwa sposoby, a każdy z nich polega na czymś innym i jest inaczej konfigurowany:
- Przekierowanie do Asystenta Telefonicznego AI
Twój Asystent ma własny numer telefonu – to jego techniczny kanał dostępu, pod który muszą trafić połączenia żeby mógł je odebrać. Ponieważ Twoi klienci znają Twój numer firmowy, nie musisz przekazywać im numeru Asystenta – mogą połączyć się z nim, dzwoniąc jak zawsze. W tym celu potrzebne jest ustawienie przekierowania połączeń przychodzących z Twojego numeru na numer Asystenta. To przekierowanie jest obsługiwane przez Twojego operatora telefonicznego – konfigurujesz je w telefonie, nie w ustawieniach Asystenta.
Więcej o przekierowaniu połączeń z Twojego numeru na numer Asystenta. - Przekierowanie połączeń przez Asystenta Telefonicznego AI
Asystent Telefoniczny AI może załatwić za Ciebie wiele, ale nie załatwi wszystkiego. Są takie telefony, które wymagają działania od Ciebie lub Twojego pracownika. Możesz ustalić, w jakich sytuacjach Asystent powinien przekierować połączenie pod inny numer (np. do konkretnego działu lub osoby). Wtedy Asystent łączy dzwoniącego z osobą, która udzieli mu indywidualnej pomocy. Reguły dla takich przekierowań ustawisz, konfigurując Asystenta.
Numer Twojego Asystenta Telefonicznego AI pochodzi z dostępnej puli numerów i jest przydzielany automatycznie przy aktywacji usługi. Z tego powodu jego kod kierunkowy może nie odpowiadać lokalizacji Twojej firmy – to normalne i nie wpływa na działanie usługi. Numer wirtualny asystenta znajdziesz w Panelu Klienta home.pl: Asystenci AI → Opcje → Konfiguruj – wyświetla się w nagłówku panelu konfiguracyjnego, obok nazwy asystenta.
Przykładowa ścieżka połączenia
Poniższy przykład pokazuje jak działają oba przekierowania w praktyce – pierwsze, które kieruje połączenie do Asystenta, i drugie, które Asystent wykonuje samodzielnie zgodnie z ustaloną regułą.
Wyobraź sobie Anię, która prowadzi niewielki gabinet weterynaryjny. Podczas przyjęć Ania nie może odbierać telefonów – a klienci dzwonią najczęściej po to żeby umówić wizytę, zapytać o cennik szczepień albo godziny otwarcia.
Ania skonfigurowała Asystenta Telefonicznego AI z przekierowaniem gdy nie odbiera. Ustawiła też jedną specjalną regułę: jeśli dzwoniący zgłasza nagły przypadek lub stan zagrożenia życia zwierzęcia (np. połknięcie ciała obcego, utratę przytomności lub uraz po wypadku), Asystent ma zaproponować natychmiastowe połączenie z jej drugim numerem, przeznaczonym do pilnych spraw.
Oto co dzieje się, gdy dzwoni do niej klient:
- Klient dzwoni na numer gabinetu – ten sam który znalazł na stronie internetowej.
- Ania właśnie przyjmuje pacjenta i nie odbiera. Po kilku sygnałach połączenie jest automatycznie przekierowane na numer Asystenta.
- Asystent odbiera i wita klienta w imieniu gabinetu. Klient mówi, że jego pies został potrącony przez samochód. Asystent rozpoznaje nagły przypadek i zgodnie z ustawioną regułą, przekierowuje połączenie na drugi numer Ani.
- Ania otrzymuje połączenie na numer przeznaczony do pilnych spraw – odbiera i może od razu zareagować.
- Po zakończeniu rozmowy Ania otrzymuje e-mail z podsumowaniem – wie kto dzwonił, w jakiej sprawie.
Klient przez cały czas dzwonił na jeden numer. Ania mogła zareagować na nagły przypadek – mimo że była przy pacjencie.
Następne kroki
- Pierwsze uruchomienie Asystenta AI – jeśli konfiguracja Asystenta Telefonicznego AI jest dopiero przed Tobą, zacznij tutaj.
- Jak skonfigurować przekierowanie połączeń do Asystenta – instrukcja krok po kroku
- Przekierowania i kontakty w ustawieniach Asystenta AI – jak dodać kontakty i określić kiedy asystent ma przekierowywać połączenia dalej
- Budowanie wiedzy Asystenta AI o firmie – jak dostarczyć asystentowi informacji o Twojej firmie
